5 Tipos de assinatura digital para empresas e como usá-las

Atualmente, a transformação digital não se limita somente à adoção de novas ferramentas tecnológicas. Ela também envolve a maneira como as empresas fazem negócios e interagem com documentos, clientes e parceiros. 

Nesse cenário, a assinatura digital, surge como uma solução prática, segura e eficiente para garantir a autenticidade e integridade de documentos. No entanto, existem diferentes tipos de assinaturas para empresas, e cada um atende a necessidades específicas.

Neste post, a Voke apresenta todas elas, explicando como utilizá-las corretamente e os benefícios que trazem para o seu negócio.

O que é uma assinatura digital?

Antes de abordar os sobre o tema, é importante entender o que elas representam. Uma assinatura digital é uma forma eletrônica de autenticar e validar documentos, garantindo que eles não foram alterados e que a identidade do assinante seja genuína. Diferente de uma assinatura tradicional, que é física e pode ser falsificada, a digital usa criptografia avançada para garantir sua integridade e autenticidade.

Sabe-se que autenticidade, agilidade e segurança nos processos é essencial para qualquer negócio. A digitalização de assinaturas elimina burocracias, acelera aprovações e reduz riscos, permitindo que empresas otimizem tempo e operem com mais eficiência. Quando a tecnologia trabalha a favor dos processos, tudo flui melhor, criando um ambiente mais ágil e confiável. Além de simplificar a rotina, o investimento em soluções modernas significa estar um passo à frente, transformando desafios em oportunidades e impulsionando o crescimento sustentável.

Tipos de assinatura digital para empresas

Há diversos tipos de assinatura digital, cada um com diferentes níveis de segurança e exigências legais:

• Assinatura eletrônica simples, que identifica o signatário ao vincular ou anexar dados eletrônicos a outras informações associadas a ele;
• Assinatura eletrônica avançada, que comprova a autoria e a integridade de documentos eletrônicos por meio de certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outros métodos;
• Assinatura eletrônica qualificada, que utiliza um certificado digital emitido pela ICP-Brasil, garantindo o mais alto grau de segurança e confiabilidade.
   

Os métodos de assinatura digital mais utilizados

Esses métodos podem variar em segurança e validade legal, abrangendo assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas. Cada uma atende a diferentes níveis de autenticação e proteção de documentos, como detalhado em métodos de assinatura digital. Conheça agora alguns desses modelos:

Assinatura digital simples: agilidade para processos internos

A assinatura digital simples é uma das formas mais básicas e acessíveis de autenticação eletrônica. Ela não exige certificados digitais e pode ser utilizada em documentos internos, como contratos de prestação de serviços, aprovações de relatórios ou comunicados corporativos. 

Sua principal vantagem é a facilidade de uso, já que pode ser feita diretamente em plataformas online ou aplicativos, promovendo a mobilidade corporativa e permitindo que colaboradores assinem documentos de qualquer lugar, a qualquer momento.

Essa modalidade é ideal para documentos que não exigem validade jurídica robusta, como atas de reuniões, políticas internas ou comunicados. Apesar de sua praticidade, é importante destacar que a assinatura digital simples não possui o mesmo nível de segurança e validade jurídica que outras modalidades. 

Por isso, ela é mais indicada para situações em que a autenticação formal não é um requisito essencial.

Assinatura digital com certificado ICP-Brasil

A assinatura digital com certificado ICP-Brasil é a modalidade mais segura e reconhecida legalmente no Brasil. Ela utiliza um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Esse tipo de assinatura é amplamente utilizado em documentos fiscais, contratos comerciais e processos judiciais.

Essa solução garante autenticidade, integridade e não repúdio do documento, oferecendo validade jurídica e sendo aceita em órgãos públicos e privados. É ideal para empresas que buscam tecnologia sustentável e eficiência, já que elimina a necessidade de impressão e armazenamento físico de documentos. Além disso, a assinatura digital ICP-Brasil é uma das principais ferramentas para a transformação digital dos negócios, garantindo conformidade com as normas legais.

Assinatura digital via PDF

A assinatura digital em PDF é uma das soluções mais populares, especialmente para empresas que lidam com contratos, propostas comerciais e relatórios. Ela permite que documentos no formato PDF sejam assinados eletronicamente, mantendo sua integridade e autenticidade.

Essa modalidade facilita a gestão de documentos e reduz o tempo de aprovação, sendo ideal para contratos comerciais, propostas ou documentos que precisam ser compartilhados com clientes e parceiros. É uma excelente opção para empresas que buscam potencializar a produtividade e simplificar a gestão de documentos, eliminando a necessidade de impressão e envio físico.

Assinatura digital OAB, específica para advogados

A assinatura digital OAB é vinculada ao certificado digital da Ordem dos Advogados do Brasil, sendo uma modalidade exclusiva para advogados, que utilizam um certificado digital específico para validar documentos jurídicos. Essa solução é essencial para profissionais que precisam assinar petições, contratos ou outros documentos com validade legal.

Essa modalidade permite a autenticação de documentos jurídicos com validade em tribunais e órgãos públicos, agilizando processos judiciais e reduzindo custos com deslocamentos e papelada. É um exemplo de como a assinatura digital pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de determinadas profissões, garantindo eficiência e segurança.

Assinatura digital com autenticação biométrica

A assinatura digital com autenticação biométrica é uma das soluções mais avançadas disponíveis no mercado. Ela utiliza dados biométricos, como a digital ou a assinatura manuscrita, para validar a identidade do signatário. Essa modalidade é especialmente útil em transações de alto valor ou em setores que exigem um nível elevado de segurança.

Essa solução combina a praticidade da assinatura digital com a segurança da autenticação biométrica, oferecendo um nível adicional de segurança e sendo ideal para transações críticas. É um exemplo de como a transformação digital pode trazer inovação e segurança para os processos empresariais, garantindo a autenticidade das transações.

Aplicações da assinatura digital em diferentes contextos

A assinatura digital não se limita apenas a documentos internos ou contratos comerciais. Ela também desempenha um papel crucial em setores específicos, como transações bancárias e operações em nuvem. 

Essas aplicações demonstram como a tecnologia pode ser adaptada para atender a diferentes necessidades, garantindo segurança, agilidade e conformidade em diversos cenários. A seguir, exploramos duas dessas aplicações.

Transações bancárias e comerciais

Em transações bancárias e comerciais, este método também desempenha um papel crucial, especialmente para empresas que realizam operações financeiras com frequência. Nesses casos, a assinatura digital é usada para autenticar e validar transações online, contratos financeiros e operações bancárias.

As empresas devem adotar um sistema de gestão de assinatura digital integrado com suas plataformas bancárias ou comerciais. Isso pode ser feito por meio de soluções de TI que ofereçam suporte para assinatura eletrônica avançada e integração com sistemas internos.

Validação em nuvem

As soluções de assinatura eletrônica digital em nuvem têm ganhado popularidade por sua praticidade e acessibilidade. Com esse tipo de assinatura, as empresas podem assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, sem a necessidade de programas instalados em seu computador.

Empresas devem escolher plataformas que oferecem esses serviços em nuvem com as garantias de segurança, como criptografia e autenticação de múltiplos fatores. Após o upload do documento na plataforma, o signatário recebe um link para assinar digitalmente, sem precisar de um certificado físico.

Como fazer assinatura digital e a validação?

Fazer uma assinatura digital é simples, mas requer alguns passos para garantir que ela seja feita corretamente. Primeiramente, é necessário obter um certificado digital, que pode ser adquirido por meio de uma autoridade certificadora. A seguir, você pode utilizar ferramentas específicas, como Adobe Acrobat, DocuSign ou plataformas de nuvem, para aplicar sua assinatura em documentos digitais.

Portanto, para fazer a validação da assinatura digital, é necessário o uso de ferramentas que verificam a integridade do documento e a autenticidade da assinatura. No Brasil, a validação da assinatura digital ICP-Brasil, por exemplo, pode ser feita por meio de um programa certificado que consulta a autoridade certificadora, tanto pública quanto privada, podendo ser utilizado no computador ou aplicativo móvel.

Como a Voke pode ajudar?

Com tantos tipos de assinatura digital disponíveis, é essencial escolher a opção que melhor atende às necessidades da sua empresa. A transformação digital tem um papel fundamental nesse processo, trazendo vantagens e desafios que impactam diretamente a eficiência dos negócios.

A Voke oferece soluções personalizadas em assinatura digital, desde a implementação até a integração com sistemas já existentes. Suas ferramentas garantem conformidade com normas legais, como a ICP-Brasil, e otimizam processos, trazendo mais eficiência e segurança para o seu negócio.

Conheça os principais benefícios da assinatura digital para as empresas e descubra como essa tecnologia pode transformar a gestão de documentos e impulsionar o crescimento da sua organização.