Entenda o que é RPA (Automação Robótica de Processos)

As empresas estão sempre procurando maneiras de melhorar seus processos, reduzir custos e aumentar a produtividade. Nesse cenário, a Automação Robótica de Processos (RPA, do inglês Robotic Process Automation) tem se destacado como uma ferramenta poderosa para alcançar esses objetivos.

Mas, o que exatamente é RPA e como ele pode transformar a forma como as empresas operam? Neste artigo, responderemos a essas e outras questões, destacando a relação essencial entre a área de TI e a Automação Robótica de Processos em negócios de todos os tamanhos e setores. Boa leitura!

O que é a Automação Robótica de Processos?

RPA refere-se ao uso de software com inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) para realizar tarefas repetitivas que antes eram executadas por humanos. Esses “robôs” podem imitar ações humanas, como acessar aplicativos, mover arquivos, preencher formulários e extrair dados.

De modo geral, o objetivo do RPA é automatizar processos baseados em regras, liberando os funcionários para se dedicarem a tarefas mais complexas e estratégicas, essenciais para a manutenção da competitividade do negócio.

Quais são os benefícios do RPA para as empresas?

Até aqui, você já sabe o que é RPA, mas como essa tecnologia beneficia o ambiente corporativo? Veja:

Redução de custos

A implementação de RPA resulta em uma significativa redução de custos operacionais. Ao automatizar tarefas repetitivas e manuais, as empresas podem reduzir a necessidade de mão de obra humana para essas atividades.

Além disso, a eficiência proporcionada pelo RPA permite que os recursos financeiros sejam realocados para áreas mais estratégicas e de maior valor agregado dentro da organização.

Aumento da produtividade

Os robôs de RPA podem trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem interrupções, férias ou pausas. Desse modo, as tarefas são concluídas muito mais rapidamente do que se fossem realizadas manualmente.

Outro ponto é que a velocidade dos robôs na execução de tarefas repetitivas é muito superior à dos humanos, o que se traduz em um maior volume de trabalho realizado em menor tempo.

Melhoria na qualidade e na precisão

Ao contrário dos humanos, que estão sujeitos a erros, os robôs de RPA executam tarefas de forma precisa e consistente. O efeito é uma melhoria na qualidade do trabalho, especialmente em processos que requerem alta precisão, como entrada de dados e cálculos financeiros.

Erros humanos em tarefas como a entrada de dados podem levar a consequências graves, incluindo erros de faturamento, falhas de conformidade e tomada de decisões equivocadas.

Com RPA, essas falhas são praticamente eliminadas, garantindo que as informações processadas sejam precisas e confiáveis.

Escalabilidade

Os sistemas RPA são altamente escaláveis. Então, à medida que a demanda aumenta, as empresas podem facilmente adicionar mais robôs para gerenciar o volume de trabalho extra.

Com a automação robótica, os negócios conseguem responder rapidamente a mudanças no mercado ou aumentos na demanda sem a necessidade de contratar e treinar novos funcionários.

Melhoria na conformidade

Os robôs RPA seguem estritamente as regras e os regulamentos definidos. Isso significa que as empresas podem garantir que todas as tarefas sejam realizadas em conformidade com as políticas internas e regulamentos externos, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Em setores altamente regulamentados, como financeiro, saúde e jurídico, a conformidade protege a reputação da empresa.

Experiência do cliente

Com a automação de tarefas de back-office, os funcionários se concentram mais em atividades voltadas para o cliente. Ocorre, consequentemente, uma melhora na experiência do cliente, pois os funcionários têm mais tempo e recursos para oferecer um atendimento mais personalizado.

Por exemplo, em um call center, a automação de processos como a verificação de informações de clientes e a atualização de registros permite que os agentes se concentrem em resolver problemas e atender rapidamente às necessidades dos clientes.

Satisfação do colaborador

Ao eliminar tarefas tediosas e repetitivas, o RPA melhora a satisfação dos colaboradores com o emprego. Com mais tempo disponível para se concentrar em tarefas que exigem pensamento crítico e criatividade, os funcionários se sentem mais valorizados e engajados no trabalho.

Por sua vez, uma equipe motivada e engajada é mais propensa a contribuir de maneira significativa para o sucesso da empresa. 

Integração com sistemas existentes

Os robôs de RPA são integrados facilmente com os sistemas e aplicativos existentes sem a necessidade de grandes alterações na infraestrutura de TI, facilitando a adoção e a implementação da automação, reduzindo o tempo e os custos associados.

Essa compatibilidade permite uma transição suave para a automação, minimizando interrupções nas operações diárias e garantindo que a corporação possa começar a colher os benefícios do RPA rapidamente. 

Dados e relatórios em tempo real

O RPA pode coletar e analisar dados em tempo real, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões. Assim, as empresas monitoram o desempenho dos processos e identificam áreas para melhoria contínua.

A capacidade de gerar relatórios precisos e detalhados em tempo real facilita a análise de tendências e a identificação de oportunidades de otimização. A eficiência operacional é aprimorada, proporcionando uma base sólida para estratégias de crescimento e inovação.

Capacidade de adaptação

Os robôs RPA podem ser rapidamente ajustados para se adaptarem a novos processos e mudanças nas regras de negócios. Essa flexibilidade permite que os negócios se adaptem às mudanças do mercado e mantenham uma vantagem competitiva no segmento em que atuam.

Por exemplo, em um cenário de mudança regulatória, os robôs são reprogramados para seguir as novas diretrizes sem a necessidade de longos processos de reestruturação. Em consequência, as operações continuam a ser eficientes e conformes, independentemente das intercorrências.

Como colocar o RPA em prática nas empresas?

Implementar a Automação Robótica de Processos em uma companhia envolve várias etapas-chave:

1. Identificação de processos repetitivos e baseados em regras que são candidatos ideais para automação. Esses processos geralmente incluem tarefas de entrada de dados, geração de relatórios, e-mails, e transações financeiras;
2. Escolha de uma ferramenta de RPA que atenda às necessidades da empresa. No mercado, existem diversas opções como UiPath, Automation Anywhere e Blue Prism, todas ideais para a locação de HaaS e para a venda de notebooks usados;
3. Desenvolvimento de scripts de automação, que devem ser testados para garantir que funcionem no hardware de processamento conforme o esperado. É importante realizar testes rigorosos para identificar e corrigir quaisquer problemas antes da implementação total;
4. Implantação dos robôs de RPA nos processos selecionados, integrando-os com os sistemas existentes e configurando-os para executar as tarefas designada;
5. Monitoramento do desempenho dos robôs, etapa crucial para garantir que os robôs continuem a operar de forma eficiente;
6. Treinamento dos funcionários para trabalhar com os robôs de RPA e gerenciar a mudança organizacional, assegurando a transição suave e a aceitação da nova tecnologia.

Que áreas são otimizadas com RPA nas empresas?

A tecnologia pode ser aplicada a diversos setores de uma organização. Confira os principais!

• Finanças e contabilidade: processos como reconciliação de contas, geração de faturas e relatórios financeiros podem ser automatizados para melhorar a precisão e a eficiência;
• Recursos Humanos: tarefas de RH, como recrutamento, integração de funcionários, e gerenciamento de folhas de pagamento, são simplificadas com RPA;
• Jurídico e compliance: tecnologia é utilizada na automatização de processos de revisão contratual, na conformidade regulatória e na gestão de documentos legais e relatórios de conformidade;
• Desenvolvimento de produtos: automação de tarefas de coleta e análise de feedback de clientes, gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) e fluxos de aprovação de novos produtos são algumas tarefas beneficiadas pela inovação nesse setor;
• Gestão de qualidade: RPA facilita a automação no monitoramento de qualidade, na análise de dados de controle e na elaboração de relatórios de conformidade de produtos;
• Atendimento ao Cliente: automação pode ajudar a gerenciar solicitações de clientes, processamento de pedidos e resolução de problemas, melhorando a satisfação do cliente;
• Suprimentos e logística: processos de gestão de inventário, pedidos de compra e rastreamento de envio são otimizados com RPA para aumentar a eficiência operacional;
• Vendas e marketing: automação de campanhas, análise de dados comerciais e gerenciamento de leads são exemplos de áreas beneficiadas pelo RPA.

Conte com a equipe de TI para implementar o RPA e transformar sua empresa!

A implementação e a gestão do RPA são centralizadas pela equipe de Tecnologia da Informação, que desempenha um papel central devido a sua responsabilidade em selecionar as ferramentas de automação adequadas, desenvolver e testar os scripts, além de garantir a integração bem-sucedida com os sistemas existentes.

Essa colaboração estreita entre a TI e outras áreas da empresa é a base para o sucesso do RPA. A equipe de tecnologia não apenas trabalha em conjunto com os demais departamentos para identificar processos automatizados, mas também se dedica a personalizar as soluções de automação para atender às necessidades específicas de cada setor.

Agora que você conhece o RPA e como ele funciona nas empresas, descubra também o que é e como fazer gestão de ativos de TI na prática!