Principais benefícios da assinatura digital para as empresas

No cenário corporativo, a assinatura digital para empresas aparece como uma solução para a gestão documental e operacional. Mais que uma alternativa moderna à assinatura manuscrita, a assinatura digital representa um avanço tecnológico que agrega agilidade, segurança e sustentabilidade aos processos empresariais.

Mas o que exatamente é a assinatura digital? Continue a leitura e entenda o que é, como funciona, os passos para sua implementação e os principais benefícios que a assinatura digital pode trazer para sua empresa, transformando sua gestão!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um mecanismo que garante autenticidade e validade jurídica aos seus documentos eletrônicos, com a mesma segurança de uma assinatura física. A confirmação pode ser feita com criptografia, login e senha, SMS, ou até mesmo certificados digitais.  

No Brasil, a assinatura digital para empresas tem uma regulamentação própria, feita pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) em 2021. Com uma infraestrutura própria, esse serviço permite a emissão de certificado digital e chave de segurança, que atestam a veracidade legal de documentos digitais.

Diferentemente de uma assinatura manual, a assinatura digital utiliza criptografia para garantir que o documento não seja alterado após a assinatura e que a identidade de quem assinou seja autêntica. Com isso, os documentos digitais passam a ter o mesmo valor legal que documentos físicos, assinados manualmente.

Para isso, é necessário utilizar um software conhecido como “assinador digital”, que integra os dados criptografados do certificado digital aos documentos, atestando sua validade.

Existem diferentes tipos de assinatura digital, cada uma com níveis variados de segurança e requisitos legais:

• Assinatura eletrônica simples, que permite identificar o signatário, anexando ou associando dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;
• Assinatura eletrônica avançada, que usa certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outros meios de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos;
• Assinatura eletrônica qualificada, que utiliza certificado digital emitido pela ICP-Brasil, proporcionando o mais alto nível de segurança e confiabilidade.

Sendo assim, podemos dizer que a assinatura digital é uma forma avançada e qualificada de assinatura eletrônica, uma vez que depende do certificado digital para validar a autoria e integridade dos documentos.  

Esse certificado é uma espécie de identidade digital que vincula um par de chaves criptográficas (uma pública e outra privada) ao titular do certificado. Quando um documento é assinado digitalmente, a chave privada do signatário é usada para criar uma assinatura criptográfica que pode ser verificada pela chave pública correspondente.

Assinatura digital: como fazer?

O processo de implementação da assinatura digital em uma empresa é relativamente simples, como alugar equipamentos para um evento corporativo. Além disso, pode trazer muitos benefícios para a eficiência e a segurança dos processos.

Confira o passo a passo para implementar assinatura digital em seu negócio:

Escolher uma plataforma de assinatura digital

Existem várias plataformas disponíveis que simplificam o processo de assinatura digital e proporcionam um acesso prático às funcionalidades de assinatura digital, como DocuSign, Adobe Sign, entre outras.  

Escolha aquela que satisfaça as necessidades específicas da sua empresa e esteja em conformidade com regulamentações locais e regulamentações do seu setor.

Criação do documento

Crie ou importe o documento para assinatura na plataforma de assinatura digital escolhida e adicione os campos específicos onde as assinaturas serão colocadas, bem como, outros campos necessários. Por exemplo: data, nome e cargo do signatário.

Configuração dos signatários

Insira todas as informações necessárias dos signatários, o que pode incluir nome, e-mail, número de documento ou demais formas de identificação. A maioria das plataformas permite que você configure a ordem das assinaturas, definindo quem assina primeiro, segundo e assim por diante.

Envio para a assinatura

Após a configuração, envie o documento para os signatários por meio da própria plataforma. Eles receberão um link por e-mail que os direciona para o documento a ser assinado.

Assinatura do documento

O destinatário acessa o documento por meio do link enviado, revisa o conteúdo e clica nos campos de assinatura para assinar digitalmente. A plataforma pode solicitar uma autenticação adicional, como login e senha ou código enviado por SMS, para garantir a segurança do processo.

Armazenamento e auditoria

Depois que todas as partes assinam o documento, a plataforma geralmente armazena uma cópia segura do documento assinado e gera uma trilha de auditoria. Esta trilha de auditoria inclui detalhes como datas, horários e endereços IP, garantindo a transparência e a segurança de todo o processo.

Distribuição do documento assinado

Todas as partes envolvidas recebem uma cópia do documento assinado digitalmente e o documento fica disponível para download e armazenamento conforme necessário, assegurando que todos tenham acesso à versão final e autenticada.

Adotar a assinatura digital em sua empresa facilita a obtenção de consentimentos e autorizações de forma rápida e eficiente, assegurando a conformidade com as regulamentações legais, reduzindo custos operacionais e fortalecendo a segurança contra fraudes.  

A assinatura digital é um passo importante na transformação digital dos negócios, promovendo uma gestão documental mais ágil e segura.

Principais benefícios da assinatura digital para as empresas

A adoção da assinatura digital para empresas, assim como o BPO (Business Process Outsourcing), traz uma série de benefícios que vão além da simples substituição das assinaturas manuscritas.  

Essa tecnologia representa uma verdadeira revolução na gestão documental e operacional das organizações, oferecendo agilidade, segurança, sustentabilidade, conformidade legal e redução de custos.  

A seguir, exploraremos cada um desses benefícios em detalhes: 

Agilidade

A agilidade é um dos principais benefícios da assinatura digital. Ao invés de depender de processos lentos e manuais que envolvem impressão, envio e armazenamento de documentos físicos, a assinatura digital permite que as empresas acelerem significativamente o fechamento de contratos e outros documentos importantes.

Diversas empresas relatam que conseguem reduzir o tempo de assinatura de locação de até 15 dias para 24 horas, utilizando assinaturas digitais. Esta rapidez não só melhora a eficiência operacional, mas também oferece uma experiência mais conveniente para clientes e parceiros de negócios, que podem assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento.

Segurança

A segurança é uma preocupação fundamental para qualquer empresa. O uso das assinaturas digitais permite que as empresas se protejam de assinaturas falsas.

A criptografia também protege os documentos contra fraudes e acessos não autorizados, aumentando a privacidade e a integridade das informações. Plataformas de assinatura digital são reconhecidas por sua robustez em segurança da informação, oferecendo diversas camadas de proteção para garantir a autenticidade e a integridade dos documentos.

Sustentabilidade

A sustentabilidade é outro benefício significativo da adoção de assinaturas digitais. Ao eliminar a necessidade de papel, tinta, impressoras e armazenamento físico, as empresas reduzem significativamente seu impacto ambiental. Além disso, a digitalização de documentos contribui para a redução de resíduos e economiza recursos naturais.  

Empresas que incorporaram assinaturas digitais em seus processos, observaram uma redução de 75% nos custos logísticos associados à operação, demonstrando que a sustentabilidade pode andar de mãos dadas com a economia.

Conformidade legal

Outra vantagem é a conformidade legal, um aspecto importante para qualquer organização que deseja operar de forma segura e eficiente. As assinaturas digitais são reconhecidas legalmente e possuem a mesma validade jurídica que as assinaturas manuscritas.  

No Brasil, a utilização de certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil garante que os documentos assinados digitalmente atendam às exigências legais, proporcionando segurança jurídica às empresas e eliminando a necessidade de autenticação física em cartórios. 

Redução de custos

A redução de custos é um benefício claro da adoção de assinaturas digitais. Além de economizar em materiais de escritório, como papel, tinta e espaço de armazenamento, as empresas também reduzem custos logísticos e operacionais.  

A implementação de assinaturas digitais permite a eliminação de processos manuais e onerosos, como o transporte de documentos físicos para assinaturas, resultando em economia significativa. Já que empresas que usam as assinaturas digitais conseguem evitar um gasto de R$30 milhões por ano.

Em resumo, a assinatura digital oferece uma série de benefícios estratégicos para as empresas, como melhoria da agilidade, segurança, promoção da sustentabilidade e redução de custos. Adotar essa tecnologia não é apenas uma questão de modernização, mas uma necessidade para se manter competitivo no mercado atual.

Revolucione a gestão documental da sua empresa com assinaturas digitais!

Investir em tecnologia de assinatura digital pode transformar a gestão documental da sua empresa, resultando em eficiência operacional, redução de custos e maior segurança nas suas operações. Em um ambiente empresarial cada vez mais competitivo, adotar soluções inovadoras é crucial para manter a agilidade e a sustentabilidade do seu negócio.

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