Passo a passo para implementar uma solução eficaz de gestão de ativos de TI na sua empresa

Em qualquer organização que busca otimizar a performance operacional e reduzir os custos com equipamentos, é indispensável implementar gestão de ativos de TI. Isso porque uma solução eficaz vai além da simples seleção de uma ferramenta e requer um processo minucioso de planejamento, integração e treinamento.

Este guia fornecerá um passo a passo detalhado para ajudar você a adotar uma estratégia de administração de ativos de TI, desde a escolha das máquinas adequadas até a assistência técnica, passando pela integração completa e pela capacitação da equipe. Boa leitura!

Passo 1: avaliação das necessidades e definição de objetivos

Antes de iniciar o processo de implementação, entenda as necessidades específicas de sua organização e defina objetivos claros. Realize uma análise detalhada dos ativos de TI que precisam ser gerenciados e os desafios enfrentados atualmente. Veja algumas perguntas-chave a serem respondidas:

• Quais ativos precisam de gestão? Identifique todos os recursos tecnológicos que seu negócio tem, seja hardware (servidores, computadores, impressoras), software (licenças, aplicativos) ou outros componentes;
• Quais desafios são enfrentados? Avalie os problemas atuais relacionados à gestão de ativos, a exemplo de falta de visibilidade sobre o uso de recursos, dificuldade em rastrear equipamentos e problemas de conformidade;
• Quais são os objetivos da implementação? Defina o que espera alcançar com a gestão de ativos de TI, incorporando, às metas, a redução de custos operacionais, o aumento da produtividade e a visibilidade sobre a utilização dos aparelhos.

Definir esses objetivos ajudará a identificar uma plataforma que atenda suas demandas e se alinhe com o seu planejamento estratégico.

Passo 2: escolha da ferramenta de gestão de ativos

O sucesso da gestão de ativos de TI depende da escolha da ferramenta certa. Aqui estão os principais aspectos que você deve considerar ao selecionar um sistema:

Funcionalidades essenciais

A plataforma deve ter funções, como rastreamento de hardware e software, gerenciamento de licenças, geração de relatórios detalhados e integração com outros sistemas existentes. Avalie as funcionalidades de cada solução disponível no mercado e escolha aquela que melhor se adapta às suas exigências.

Escalabilidade

À medida que sua organização cresce, a quantidade de ativos de TI também aumenta. Portanto, o dispositivo escolhido deve ser escalável, ou seja, ser capaz de lidar com o crescimento do parque tecnológico e das operações sem comprometer o desempenho.

Suporte personalizado

Optar por um fornecedor com suporte técnico personalizado faz uma grande diferença na implementação e no uso contínuo da ferramenta. A assistência deve resolver problemas rapidamente e fornecer orientação contínua para garantir que você aproveite a tecnologia ao máximo.

Conformidade regulatória

A plataforma deve garantir que sua empresa esteja em conformidade com regulamentações e padrões de segurança relevantes para a indústria. Isso é particularmente importante para setores que têm requisitos específicos de atuação, como saúde e finanças.

Custo e Retorno sobre Investimento (ROI)

Analise o valor total da plataforma, considerando despesas com licenças, manutenção e suporte. Compare essa despesa com o retorno esperado sobre o investimento, levando em conta como a inovação pode contribuir para a redução de custos e a otimização de processos com COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies, em português, Objetivos de Controle para Informação e Tecnologia Relacionada).

Passo 3: implementação e integração

Uma vez escolhida a ferramenta, a próxima etapa é a implementação e a integração. Esse processo deve ser cuidadosamente planejado e executado para garantir uma transição suave. 

Planejamento da implementação

Desenvolva um plano detalhado que inclua um cronograma, responsabilidades e recursos necessários. O projeto deve abranger todas as etapas, desde a configuração inicial até a migração de dados em acesso remoto.

Certifique-se de que as partes interessadas estejam alinhadas com o planejamento e compreendam suas responsabilidades no processo.

Configuração da ferramenta

Configure a solução de acordo com as especificidades de seu negócio, personalizando relatórios. Se houver adoção de edge computing, considere que esta tecnologia pode oferecer vantagens adicionais significativas. O edge computing permite o processamento de dados mais próximo da origem, reduzindo a latência e aumentando a eficiência.

Migração de dados

Verifique se as informações preexistentes estão atualizadas antes de transferi-las para a nova ferramenta. Não deixe de revisar dados sobre ativos existentes, histórico de manutenção e comprovantes de licenças. A migração dos arquivos deve ser realizada com cuidado para evitar problemas futuros na gestão de ativos.

Testes

Faça testes para assegurar que a ferramenta está funcionando corretamente e que os dados foram migrados com precisão. Essa etapa passa pela verificação das principais funcionalidades da plataforma, como o rastreamento de ativos, a geração de relatórios e o envio de notificações.

Integração com sistemas

Se sua organização utiliza outros softwares, como ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português) ou sistemas de contabilidade, certifique-se de que a nova gestão de ativos de TI esteja integrada a esses recursos. A integração eficaz mantém o fluxo contínuo de informações e evita a duplicação de dados.

Passo 4: treinamento da equipe

Siga estas diretrizes na capacitação de seus colaboradores:

Treinamento inicial

Forneça uma formação geral para todos os usuários da solução. A instrução deve cobrir as principais funcionalidades do sistema, como gestão de inventário, controle de ciclo de vida dos equipamentos e monitoramento em tempo real.

Materiais de apoio

Disponibilize materiais de apoio, como manuais, tutoriais e FAQs, para ajudar a equipe a utilizar a ferramenta. Esses conteúdos didáticos são úteis para resolver dúvidas e problemas que possam surgir após o treinamento inicial.

Suporte contínuo

Proporcione suporte contínuo para que o time resolva problemas durante e após a implementação. Isso inclui sessões de capacitação adicionais, assessoria técnica e recursos on-line.

Passo 5: monitoramento e otimização

Após a implementação e o treinamento, monitore o uso da ferramenta e busque aprimorar os processos. Considere adotar as seguintes práticas:

Análise de desempenho

Revise relatórios e documentos gerados pela plataforma para avaliar o desempenho da gestão de ativos. Identifique áreas de melhoria, como equipamentos subutilizados, problemas de conformidade ou custos elevados. Use essas informações para ajustar o fluxo de trabalho.

Feedback da equipe

Recolha feedback dos usuários para entender como o recurso está sendo utilizado e identificar possíveis melhorias. Os comentários da equipe podem fornecer insights valiosos sobre problemas ou desafios que não foram identificados durante a fase de implementação.

Atualizações e manutenção

Mantenha a solução sempre atualizada com as últimas versões e patches. A manutenção regular garante que o sistema continue funcionando corretamente e que você aproveite os novos recursos.

Revisão de processos

Por último, não deixe de revisar os processos de gestão de ativos de TI para que eles estejam alinhados com os objetivos da organização e as melhores práticas do mercado. Na rotina produtiva, ajuste os procedimentos para melhorar o desempenho e reduzir os custos.

Dicas para implementar gestão de ativos de TI

Até aqui, você já conhece o passo a passo para administrar os ativos de TI. Mas quais dicas extras facilitam ainda mais esse processo em sua empresa? Descubra a seguir:

Avalie a demanda por soluções otimizadas

Ser bem-sucedido na gestão de ativos implica boas práticas, como uso eficiente dos recursos tecnológicos, reduzindo desperdícios e garantindo que os equipamentos de TI estejam sempre atualizados e em conformidade com as regulamentações.

A Voke, com sua experiência no mercado, oferece soluções bem planejadas que melhoram o funcionamento operacional e reduzem consideravelmente os custos.

Opte por uma empresa com suporte personalizado

Soluções com suporte técnico dedicado resolvem problemas rapidamente. Com uma equipe altamente qualificada, a Voke lida com questões complexas e permite que sua empresa funcione de forma adequada.

Considere a escalabilidade da ferramenta

A plataforma escolhida deve crescer com sua organização, acomodando novos ativos e respondendo a novas demandas. A escalabilidade é vital para que a tecnologia adotada continue a atender às necessidades de seu negócio à medida que ele se expande e se adapta à realidade.

Nesse sentido, as soluções escaláveis da Voke acompanham o crescimento e as mudanças da empresa contratante.

Verifique a conformidade com normas e regulamentos

Certifique-se de que a plataforma escolhida ajude sua organização a cumprir todas as regulamentações e padrões legais. Estar em conformidade regulatória evita multas e complicações judiciais, além de proteger a segurança e a integridade dos dados corporativos.

A Voke se compromete a manter produtos e serviços sempre alinhados com as regulamentações vigentes.

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Ao combinar experiência de mercado com dedicação na integração dos equipamentos corporativos, a Voke oferece flexibilidade para atender às necessidades específicas dos contratantes, além de suporte contínuo diante dos desafios operacionais. Escolher a Voke é a garantia para o sucesso sustentável na sua organização!

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