Como escolher a melhor solução de gestão de ativos de TI para sua empresa?

A gestão de ativos de TI é essencial para garantir que todos os recursos tecnológicos de uma empresa, desde equipamentos e softwares até a infraestrutura, estejam operando de forma eficiente e dentro dos padrões de conformidade. Ao mesmo tempo, a escolha da ferramenta ideal para gerenciar esses ativos pode representar uma vantagem competitiva significativa, melhorando a produtividade e reduzindo custos.

Neste texto, ajudaremos você a escolher a melhor solução de gestão de ativos de TI para o seu negócio, destacando as funcionalidades mais importantes, analisando as necessidades de empresas de diferentes tamanhos e explicando como integrar esse processo com outros sistemas de TI, como gestão de incidentes e mudanças.

Funcionalidades essenciais em uma solução de gestão de ativos de TI

Escolher a melhor ferramenta de gestão de ativos de TI exige atenção às funcionalidades oferecidas. Abaixo, listamos os recursos essenciais que devem ser considerados ao avaliar soluções disponíveis no mercado:

1. Inventário automatizado

Uma das maiores vantagens de uma solução eficiente para a gestão de ativos de TI é o inventário automatizado. Manter um controle manual de todos os ativos de uma empresa, como computadores, servidores, dispositivos móveis, licenças de software e infraestrutura de rede, pode ser uma tarefa difícil e sujeita a erros.

O inventário automatizado faz esse processo de forma contínua, garantindo que o departamento de TI tenha, em tempo real, visibilidade sobre quais ativos estão em uso, onde estão localizados e se estão conforme as políticas da empresa. Isso facilita o controle e garante que não haja perdas ou subutilização de equipamentos.

2. Monitoramento em tempo real

O monitoramento em tempo real é outra funcionalidade que não pode faltar em uma solução de gestão de ativos de TI. Ele permite que a empresa identifique falhas ou problemas no momento em que acontecem, evitando que eles se tornem incidentes maiores, podendo comprometer a operação da empresa.

Com o monitoramento contínuo, a equipe de TI pode agir de forma proativa, resolvendo problemas antes que eles afetem os usuários finais. Isso melhora a eficiência operacional e reduz o tempo de inatividade, o que é fundamental para empresas que dependem fortemente de sua infraestrutura de TI para manter suas operações.

3. Relatórios de compliance

Em um mundo cada vez mais regulado, garantir que a empresa esteja consoante às normas e a regulamentações é uma prioridade. Soluções de gestão de ativos de TI que oferecem relatórios de compliance facilitam essa tarefa, permitindo que a empresa acompanhe se todos os seus ativos, as exigências legais e de mercado.

Esses relatórios são essenciais em auditorias, ajudando a evitar penalidades, multas e até mesmo interrupções nas operações. Além disso, eles podem ser usados para ajustar processos internos e garantir que todos os ativos estão funcionando conforme o esperado.

4. Gestão de licenças e contratos

Manter o controle sobre licenças de software e contratos de manutenção é fundamental para empresas que utilizam diversas tecnologias para melhorar a produtividade empresarial. A gestão de licenças evita o uso de software não autorizado ou expirado, o que pode causar problemas legais e operacionais.

Ao centralizar o controle de contratos e licenças, a solução de gestão de ativos permite que o departamento de TI acompanhe facilmente as renovações, os vencimentos e os custos associados a cada contrato, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade e evitando gastos desnecessários.

5. Integração com sistemas de gestão de incidentes e mudanças

Uma solução de gestão de ativos de TI eficiente deve ser capaz de se integrar a outros sistemas de TI, como gestão de processos de incidentes e mudanças. A integração com sistemas de gestão de mudanças garante que todas as alterações nos ativos, como upgrades de software ou substituições de hardware, sejam devidamente registradas e documentadas, melhorando o controle e a segurança da infraestrutura de TI.

Comparando diferentes soluções de gestão de ativos de TI

Agora que você conhece as funcionalidades essenciais, vamos analisar como diferentes soluções de gestão de ativos de TI atendem às necessidades de empresas de diferentes tamanhos. Cada tipo de empresa tem demandas específicas e, por isso, é importante escolher uma solução que se adeque ao porte e complexidade da organização. Confira:

Pequenas empresas

Pequenas empresas, geralmente, possuem um número reduzido de ativos de TI e, por isso, podem optar por soluções de gestão de ativos mais simples, mas que ainda ofereçam as funcionalidades essenciais. O foco aqui é garantir que o monitoramento e o controle dos ativos possam ser feitos de forma eficiente e sem sobrecarregar a equipe de TI, que muitas vezes é pequena ou inexistente.

Para pequenas empresas, o ideal é buscar uma solução de fácil implementação, que ofereça inventário automatizado, relatórios básicos e uma interface simples de usar. Custos acessíveis também são um fator importante, já que o orçamento de TI pode ser limitado.

Empresas de médio porte

As empresas de médio porte enfrentam um desafio maior na gestão de ativos de TI, pois a quantidade de dispositivos, licenças e softwares aumenta, assim como a complexidade da infraestrutura. Aqui, é essencial contar com uma solução que ofereça monitoramento em tempo real, relatórios detalhados de compliance e uma integração mais robusta com os demais processos de TI.

Para esse perfil de empresa, a gestão de licenças e contratos também ganha importância, já que manter todos os softwares dentro da legalidade pode ser um desafio sem uma ferramenta dedicada para isso.

Além disso, empresas de médio porte precisam garantir que a solução de gestão de ativos seja escalável, permitindo que ela cresça com a organização sem comprometer a eficiência. 

Grandes empresas

Em grandes empresas, a gestão de ativos de TI se torna um processo altamente complexo, com milhares de dispositivos, sistemas operacionais e licenças de software a serem gerenciados.  

Nessas organizações, a integração com outros sistemas de TI, como gestão de incidentes e gestão de mudanças, é absolutamente fundamental para garantir o controle e a segurança de toda a infraestrutura tecnológica.

Soluções robustas de gestão de ativos de TI, capazes de fornecer monitoramento em tempo real, relatórios detalhados e personalizáveis de compliance, são necessárias para manter tudo sob controle. A escalabilidade também é um fator-chave, já que grandes empresas estão em constante expansão e precisam de uma solução que acompanhe esse crescimento.

Como integrar a gestão de ativos de TI com outros processos

Integrar a gestão de ativos de TI com outros processos, como gestão de incidentes e mudanças, pode trazer inúmeros benefícios para a sua empresa, melhorando a eficiência e o controle sobre a infraestrutura tecnológica. Aqui estão algumas dicas de como fazer essa integração de forma eficaz:

1. Automatize o fluxo de informações

Uma das principais vantagens de integrar a gestão de ativos com outros sistemas de TI é a capacidade de automatizar o fluxo de informações. Quando um incidente é registrado, por exemplo, o sistema pode identificar automaticamente o ativo afetado, fornecendo à equipe de TI as informações necessárias para uma resposta rápida.

Essa automação reduz o tempo de resposta e melhora a eficiência na resolução de problemas, além de garantir que todas as informações sobre o ativo, como histórico de manutenção e desempenho, estejam facilmente acessíveis.

2. Registre todas as mudanças

A integração com o sistema de gestão de mudanças garante que todas as modificações feitas nos ativos de TI, como atualizações de software ou substituições de hardware, sejam registradas e documentadas. Isso é fundamental para manter um histórico completo de cada ativo e garantir que todas as alterações sejam feitas de acordo com as políticas da empresa.

Dessa forma, o registro de mudanças ajuda a evitar erros, garantindo que a equipe de TI tenha uma visão clara de todas as ações realizadas e possa identificar rapidamente qualquer problema decorrente dessas alterações.

3. Utilize relatórios integrados

Uma solução de gestão de ativos de TI integrada com outros processos permite a geração de relatórios completos que abrangem tanto o desempenho dos ativos quanto os incidentes e mudanças ocorridos. Esses relatórios ajudam a identificar padrões, prever problemas e ajustar processos internos para melhorar a eficiência operacional.

Com relatórios integrados, é possível tomar decisões mais informadas sobre a gestão da infraestrutura de TI e identificar áreas que precisam de melhoria ou otimização.

A Voke como aliada na gestão de ativos de TI em sua empresa

Escolher a melhor solução de gestão de ativos de TI para a sua empresa depende de uma análise cuidadosa das funcionalidades oferecidas e das necessidades específicas do seu negócio. Desde o inventário automatizado, o monitoramento em tempo real até a gestão de licenças e contratos, essas ferramentas são essenciais para garantir o controle e a eficiência da infraestrutura de TI.

Por conseguinte, integrar a gestão de ativos com outros processos, como gestão de incidentes, mudanças e assinatura digital empresarial pode trazer inúmeros benefícios, melhorando o tempo de resposta e o controle sobre as operações de TI da empresa.  

Com a solução certa, sua empresa estará preparada para otimizar seus recursos tecnológicos e garantir a conformidade e a segurança de todos os ativos.

Se você está em busca de uma solução completa de gestão de ativos de TI, conheça também os principais benefícios da assinatura digital para empresas e entenda como melhorar sua operação com a Voke!