Guia completo para alugar equipamentos de eventos com segurança e sucesso

O sucesso de uma reunião vai além da escolha do local ou da qualidade dos palestrantes. A tecnologia utilizada pode fazer toda a diferença na experiência dos participantes, seja em uma conferência, workshop, feira ou qualquer outro encontro corporativo.  

Diante disso, alugar equipamentos de eventos surge como uma solução prática e econômica para que sua tecnologia esteja à altura das expectativas do público. Afinal, adquirir novos dispositivos para um compromisso temporário seria financeiramente inviável.

Neste guia, explicaremos as nuances da locação de equipamentos para eventos e ajudamos você a fazer escolhas informadas e seguras. Continue a leitura e aprenda mais sobre o assunto!

O que é o aluguel de equipamentos para eventos?

Alugar máquinas de TI para reuniões de negócios significa acessar uma vasta gama de dispositivos tecnológicos — como computadores, notebooks, tablets, projetores, monitores e servidores — sem a necessidade de compra.

Essa opção é particularmente vantajosa para eventos de curta duração, em que a compra de hardware seria um desperdício de recursos.

O motivo é que os fornecedores de locação de equipamentos disponibilizam as máquinas necessárias e, principalmente, oferecem pacotes personalizados que incluem serviços adicionais, como de configuração e suporte técnico.

Assim, os organizadores podem concentrar suas energias na realização do evento em si, confiando na competência técnica da empresa de locação para que todos os aspectos tecnológicos estejam em perfeita ordem.

Como funciona a locação de dispositivos de TI para eventos? 

Embora o processo de aluguel de equipamentos para reuniões empresariais possa parecer complicado, ele é, na verdade, simples e direto. A seguir, detalhamos as etapas para ter uma experiência de locação tranquila e eficaz:

Análise das necessidades

Antes de tudo, identifique as demandas tecnológicas do evento. Avalie o número de participantes, o tipo de atividades planejadas, as dimensões do local e, claro, o orçamento disponível. Esse diagnóstico inicial ajuda a definir quais equipamentos serão necessários e em que quantidade.

Seleção dos equipamentos adequados

Com as necessidades claramente identificadas, é hora de escolher as peças que melhor atendem às exigências da ocasião. Fornecedores de renome têm um portfólio extenso e variado de dispositivos, permitindo que os organizadores escolham entre as mais recentes inovações tecnológicas.

De igual modo, há a possibilidade de montar pacotes personalizados que contemplem exatamente o que o evento exige, sem excessos ou faltas por parte da organização.

Consultoria técnica especializada

Uma das maiores vantagens de alugar equipamentos para eventos corporativos é o acesso à consultoria técnica especializada.

Empresas como a Voke, oferecem um serviço completo que inclui aconselhamento na escolha dos produtos, assegurando que tudo esteja configurado corretamente e em pleno funcionamento. Esse suporte visa prevenir e solucionar qualquer imprevisto antes da reunião.

Entrega e instalação

Na etapa de entrega e instalação dos aparelhos no local do evento, a empresa de locação se encarrega de toda a logística, da montagem à configuração dos itens, para que tudo funcione corretamente durante as atividades. Esse serviço é primordial para a solenidade começar no horário previsto e sem transtornos.

Suporte durante o evento

Mesmo com toda a preparação, problemas podem surgir no evento. Por isso, empresas renomadas de locação disponibilizam um suporte técnico em tempo real, com profissionais prontos para solucionar qualquer contratempo, seja remotamente, seja no local.

Desmontagem e devolução dos equipamentos

Após o encerramento da programação, o fornecedor se encarrega da desmontagem e da retirada dos equipamentos. Esse processo ágil faz com que os organizadores se concentrem nas tarefas pós-evento sem se preocupar com os aspectos técnicos.

A empresa de locação realiza a desmontagem com máxima organização e sem contratempos, facilitando a transição da solenidade para seu encerramento.

Avaliação pós-evento e feedback

Após a conclusão do evento, muitas empresas fazem uma avaliação pós-evento para coletar feedback dos clientes. Mas sabe por que isso é importante? A prática identifica áreas de melhoria e colabora para que futuras locações atendam ainda melhor às expectativas.

A Voke, por exemplo, dedica-se a ouvir seus clientes e ajustar seus serviços com base nas experiências e nas sugestões recebidas durante a ocasião especial.

Quais são as vantagens de alugar equipamentos de eventos?

Optar pelo aluguel de TI em solenidades corporativas traz uma série de benefícios que vão além do fator econômico. Confira as razões que tornam essa escolha uma estratégia inteligente:

Personalização total

Um dos grandes atrativos da locação é a possibilidade de customizar os pacotes conforme as especificidades da ocasião. Isso permite que os produtores selecionem exatamente o que precisam, evitando gasto com itens supérfluos e mantendo a eficiência operacional.

Garantia de equipamentos em pleno funcionamento

Outro ponto favorável é a garantia de que todos os itens locados estarão em perfeito estado de funcionamento, um requisito para ser bem-sucedido na indústria 4.0, que exige alta performance e confiabilidade tecnológica para otimizar o fluxo de trabalho.

Empresas de ponta, como a Voke, asseguram que seus aparelhos sejam rigorosamente testados antes de serem entregues, minimizando a chance de falhas durante o evento. E, caso algum problema ocorra, a substituição da máquina é feita de maneira eficiente para evitar transtornos e atrasos no cronograma.

Redução de custos

Optar pelo aluguel de servidores e outras máquinas pode proporcionar uma economia significativa em relação à compra dos equipamentos, especialmente em eventos temporários. Ao evitar um investimento elevado, a locação também dispensa preocupações com manutenção, armazenamento e atualização de hardware.

Como resultado, sua equipe pode se concentrar plenamente no planejamento e na execução da reunião, sem o estresse de lidar com o desgaste ou a obsolescência da tecnologia.

Compromisso com a sustentabilidade

O item anterior nos traz a este, visto que a locação também é uma escolha mais sustentável, promovendo a economia circular e reduzindo o impacto ambiental. Reutilizar dispositivos em diferentes eventos diminui a demanda por novos aparelhos, contribuindo para a preservação do meio ambiente.

A Voke é uma empresa que se destaca por seu compromisso com a sustentabilidade, oferecendo práticas de consumo consciente que contribuem para reduzir o lixo eletrônico. 

Acesso à tecnologia de ponta

Equipamentos alugados permitem que os organizadores acessem a mais recente tecnologia disponível, sem a obrigação de investir na compra de novos modelos. A vantagem é evidente em um ambiente de rápida evolução da tecnologia, colocando à disposição dos clientes recursos de alto desempenho.

Flexibilidade e escalabilidade

A locação de equipamentos oferece uma flexibilidade que a compra não proporciona aos organizadores. Assim, se o evento crescer ou tiver o escopo ampliado, é fácil ajustar a quantidade e o tipo de aparelhos alugados para atender à nova demanda.

Com essa escalabilidade, sua próxima reunião empresarial estará bem equipada, independentemente das mudanças de última hora.

Conheça a Voke, referência em alugar equipamentos de eventos

Quando o assunto é solução de TI para empresas, a Voke se destaca como uma referência nacional. Com um portfólio abrangente e variado, o grupo oferece dispositivos tecnológicos de última geração, adaptados às necessidades específicas de cada cliente.

A marca é líder no modelo As a Service (HaaS), que amplia o acesso à tecnologia de ponta sem precisar de grandes investimentos iniciais.

Além do aluguel de equipamentos, a Voke se posiciona como uma parceira ideal para seus clientes, oferecendo-lhes um serviço completo de consultoria, suporte técnico e garantia de qualidade. Com uma abordagem focada na sustentabilidade, a empresa busca transformar a maneira de consumir inovação no meio empresarial, promovendo a economia circular e minimizando o impacto ecológico.

Entre as soluções da Voke, destacam-se:

Consultoria personalizada

A Voke conta com uma consultoria que transcende a escolha de equipamentos. Sua equipe trabalha lado a lado com os clientes para entender as particularidades da proposta e propor soluções tecnológicas que realmente façam a diferença, com sugestões inovadoras para maximizar a eficiência e a repercussão do evento.

Monitoramento e otimização remota

A Voke disponibiliza ferramentas avançadas de monitoramento remoto para acompanhar o desempenho dos aparelhos em tempo real. Dessa forma, permite ajustes imediatos e otimiza os recursos ao longo da reunião, assegurando o melhor funcionamento das máquinas.

Deixe a área de TI da sua empresa atualizada e produtiva!

Neste artigo, você viu que alugar equipamentos para eventos é uma decisão estratégica que traz várias vantagens, como economia e sustentabilidade. Com o apoio de empresas referências como a Voke, os organizadores produzem solenidades impecáveis, tendo tecnologia de ponta e suporte técnico especializado.

Agora que você entende como o aluguel de dispositivos de TI pode transformar seu evento corporativo, confira todas as soluções da Voke e faça seu orçamento hoje mesmo!