ECM: o que é e quais os principais benefícios na rotina empresarial

Caracterizado por uma imensa quantidade de dados e arquivos, o ambiente corporativo atual exige uma administração eficiente das informações para garantir a alta produtividade. Nesse contexto, surge o ECM, sigla para Enterprise Content Management ou, em português, Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. 

Com a crescente digitalização dos processos e a demanda por organização e segurança nos negócios, o ECM se destaca como uma ferramenta para otimizar a gestão documental e aumentar a eficiência operacional. 

Pensando nisso, explicamos a seguir o que é o ECM, sua importância, como funciona, as principais vantagens e os quatro pilares dessa tecnologia. Acompanhe! 

Afinal, o que é ECM? 

O ECM permite às empresas capturarem, gerenciarem, armazenarem, preservarem e entregarem conteúdos relacionados aos processos organizacionais. Essa tecnologia sustentável visa estruturar e controlar a vasta quantidade de informações que circulam em uma organização, facilitando o acesso, a segurança e o uso eficiente desses dados. 

Desse modo, o ECM abrange uma ampla gama de funcionalidades, incluindo: 

• Digitalização de documentos físicos; 
• Automação de fluxos de trabalho; 
• Implementação de políticas de retenção de informações. 

Qual é a importância da tecnologia ECM? 

A tecnologia ECM é vital para empresas de todos os tamanhos, pois possibilita a transformação digital e a modernização dos processos administrativos. Com um sistema eficaz, as organizações podem reduzir custos operacionais, melhorar a produtividade e assegurar a conformidade regulatória. 

Igualmente, o ECM promove a colaboração interna, melhora a tomada de decisões e protege dados sensíveis contra acessos não autorizados. Em outras palavras, é um elemento-chave para a gestão do conhecimento e para a sustentabilidade de um negócio a longo prazo. 

Quais são as principais vantagens do ECM? 

Agora que você já sabe o que é e como funciona o ECM, vamos explorar os benefícios dessa solução para o mundo corporativo: 

Eficiência operacional 

O ECM automatiza processos manuais e repetitivos, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas. Assim, os funcionários se concentram em atividades de maior valor agregado, como análise de dados e tomada de decisões estratégicas. 

A automação de fluxos de trabalho e a padronização de processos também contribuem para uma operação mais fluida e menos suscetível a erros. 

Redução de custos 

A digitalização de documentos e a automação de processos eliminam a necessidade de armazenamento físico de papéis, resultando em economias consideráveis de espaço e recursos. 

Ao mesmo tempo, a redução do uso de papel e de processos manuais diminui os custos operacionais associados à impressão, ao arquivamento e à recuperação de documentos. 

Aumento da produtividade 

Com um acesso rápido e eficiente às informações, os funcionários podem executar suas tarefas de forma mais ágil. A capacidade de localizar e recuperar documentos de maneira instantânea reduz o tempo de inatividade e melhora o desempenho organizacional, eliminando processos redundantes e simplificando tarefas diárias. 

Conformidade regulamentar 

O ECM ajuda as empresas a cumprirem com as exigências legais e regulatórias, implementando políticas rigorosas de retenção e descarte de documentos. O sistema assegura que todos os registros sejam mantidos de acordo com os requisitos legais e eliminados de maneira segura quando não forem mais necessários. 

Segurança da informação 

Sistemas de ECM robustos incluem medidas de segurança avançadas, como: 

• Criptografia; 
• Controle de acesso baseado em funções; 
• Auditorias de segurança regulares. 

Essas medidas protegem informações sensíveis contra violações e acessos não autorizados. A capacidade de rastrear e monitorar o acesso e as alterações aos documentos também garante um nível adicional de segurança e responsabilidade. 

Colaboração 

Com o ECM, as informações podem ser compartilhadas facilmente entre diferentes departamentos e equipes. Isso promove uma melhor colaboração e comunicação interna, permitindo que os funcionários trabalhem juntos de forma mais eficaz, mesmo que estejam trabalhando remotamente. 

Ferramentas de colaboração, como edição simultânea de documentos e comentários em tempo real, melhorando também a eficiência do trabalho conjunto. 

Tomada de decisões informada 

O acesso centralizado e estruturado às informações empresariais permite que os gestores tomem decisões mais inteligentes. Com dados precisos e atualizados disponíveis a qualquer momento, os líderes podem identificar tendências, avaliar desempenho e fazer ajustes estratégicos. 

Nesse sentido, a tomada de decisão se torna mais ágil e embasada, o que pode resultar em uma melhoria no desempenho organizacional e na competitividade em determinados segmentos. 

Quais são os pilares da tecnologia ECM? 

As funcionalidades do ECM são divididas em quatro etapas principais: captura, gestão, entrega e retenção. Confira cada uma dessas estruturas! 

Captura 

A captura é o ponto de partida no processo de ECM e envolve a conversão de documentos físicos em formato digital. Isso é realizado utilizando tecnologias como scanners e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). 

O OCR é especialmente útil, pois não apenas digitaliza os documentos, mas também extrai e converte o texto presente nas imagens digitalizadas em dados editáveis e pesquisáveis, dividindo-se nestas subfunções: 

• Digitalização, que converte de documentos físicos em arquivos digitais utilizando PCs Low-End, Mid-End e High-End e outros equipamentos de TI; 
• Importação, que integra documentos digitais existentes que estão espalhados em diferentes locais de armazenamento, como e-mails, sistemas de arquivos e dispositivos móveis;
• Extração de dados, que uso de tecnologias avançadas para extrair informações relevantes de documentos digitalizados e categorizá-las automaticamente. Por exemplo, ao digitalizar uma fatura, o sistema pode identificar e registrar automaticamente o número da fatura, a data e o valor; 
• Indexação, que organiza os documentos com base em metadados específicos para facilitar a localização futura. Esses metadados podem incluir data, autor, tipo de documento e palavras-chave. 

Gestão 

Uma vez capturados, os documentos são armazenados em um repositório central, no qual podem ser melhor gerenciados. A etapa requer várias atividades críticas para assegurar que os documentos sejam acessíveis: 

• Armazenamento centralizado, ou seja, todos os documentos são armazenados em um repositório centralizado, o que facilita a gestão; 
• Organização e categorização dos documentos de acordo com critérios predefinidos, como tipo, departamento ou projeto; 
• Controle de versões para garantia de que todas as variações de um documento sejam armazenadas e rastreadas, permitindo que os usuários consultem versões anteriores quando necessário; 
• Políticas de acesso com definição de permissões para garantir que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar determinados documentos; 
• Automação de fluxos de trabalho, em que é possível programar para revisar, aprovar e arquivar documentos, incluindo notificações automáticas para usuários responsáveis por determinadas fases do fluxo; 
• Colaboração por meio de ferramentas que permitem o trabalho conjunto em documentos, seja uma edição simultânea, seja um comentário em tempo real. 

Entrega 

Essa etapa pode ser personalizada com base nas necessidades do usuário e no contexto de uso: 

• Portais de intranet com acesso fácil e rápido aos documentos em portais internos da empresa, nos quais os funcionários buscam e visualizam documentos conforme necessário; 
• Aplicativos móveis para disponibilidade de documentos em celulares e tablets, permitindo que os funcionários acessem arquivos importantes mesmo quando estão fora do escritório; 
• E-mails que facilitam integração com sistemas de correio eletrônico para distribuir e o compartilhar informações diretamente pelo e-mail corporativo; 
• Integração com sistemas corporativos que permitem a entrega de documentos diretamente no ERP (Enterprise Resource Planning) e no CRM (Customer Relationship Management); 
• Personalização de acesso para configurar a visualização de cada usuário apenas para os documentos relevantes da sua função ou projeto. 

Retenção 

Por último, a retenção garante que as empresas cumpram as exigências legais e regulatórias, além de otimizar a gestão de espaço de armazenamento: 

• Políticas de retenção com definição de regras claras sobre quanto tempo o documento deve ser mantido, baseando-se em requisitos legais e necessidades empresariais; 
• Armazenamento para garantia de que os arquivos estejam em um ambiente seguro, com backups regulares para prevenir perda de dados; 
• Automação de descarte de documentos que atingiram o fim de seu ciclo de vida, assegurando que sejam eliminados de forma segura e conforme as políticas estabelecidas; 
• Conformidade para realizar auditorias internas e verificar se está de acordo com as políticas de retenção e requisitos regulatórios; 
• Preservação de documentos para garantir que informações estratégicas sejam mantidas em boas condições e acessíveis por longos períodos. 

Qual é a relação entre ECM e a área de TI nas empresas? 

A implementação e o gerenciamento de um sistema ECM implicam uma estreita colaboração com a área de TI das empresas. Esse setor cumpre uma função central no armazenamento e no gerenciamento de documentos, possibilitando que as informações sejam mantidas em segurança. 

Além disso, a TI é responsável pela integração do ECM com outros sistemas empresariais, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), facilitando a troca de informações e a automação de processos. 

Na segurança da informação, a área ainda certifica as medidas de proteção, como criptografia e controle de acesso, implementando-as corretamente para proteger os dados sensíveis. 

Que tal implementar ECM em sua empresa? 

Neste artigo, você compreendeu que o Enterprise Content Management (ECM) é uma ferramenta que oferece inúmeros benefícios, desde a melhoria da eficiência operacional até a garantia de conformidade regulatória.  

Por isso, a gestão de documentos não apenas fundamenta a competitividade, mas também amplia a adaptação às mudanças do mercado. 

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