Digitalização de documentos: prática segura e sustentável em empresas

A digitalização de documentos tem se mostrado determinante no dia a dia de empresas que buscam reduzir o uso de papel, aumentar a eficiência, melhorar a segurança cibernética e ampliar a acessibilidade das informações.

Em um mundo cada vez mais digital, o armazenamento físico dos registros tornou-se obsoleto. Com a necessidade crescente de sustentabilidade e eficiência, documentos digitais são uma solução viável para negócios competitivos.

Pensando nisso, vamos explicar o que é e como funciona a digitalização de documentos. Em seguida, destacamos as principais vantagens da documentação digital, desde a redução de custos até a segurança da informação, a conformidade regulatória, a qualidade do atendimento, a integração com múltiplos sistemas e muito mais.

Afinal, o que é digitalização de documentos?

Digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos, como papéis, arquivos e fotos analógicas, em formatos digitais, utilizando scanners ou outros dispositivos de captura de imagem.

A digitalização torna os documentos buscáveis, compartilháveis e seguros, eliminando a obrigação de armazenar arquivos físicos em pastas volumosas.

Como ocorre a digitalização de documentos?

O processo envolve a criação de cópias eletrônicas dos documentos, que podem ser armazenadas, acessadas e gerenciadas de forma digital.

Contudo, a conversão de documentos físicos em digitais não deve ser confundida com a mera digitalização superficial. Esta envolve a indexação e a organização desses registros, permitindo o gerenciamento eficiente e a recuperação rápida de informações.

Nesse caso, a central de monitoramento mantém a integridade e a autenticidade dos arquivos, que devem atender aos critérios de segurança da informação estabelecidos pelas normas de conformidade regulatória.

Quais são as vantagens da digitalização de documentos para empresas?

Até aqui, você aprendeu sobre o que é e como funciona a digitalização de documentos. Mas quais são os benefícios dessa prática no mundo corporativo? Confira os principais:

Sustentabilidade

Uma das vantagens mais notáveis da digitalização de documentos é a contribuição para a sustentabilidade. Ao reduzir o uso de papel, as corporações diminuem a demanda por recursos naturais, como árvores e água utilizados na produção dessa mercadoria, e reduzem a emissão de gases de efeito estufa associados ao transporte e ao descarte de lixo.

Marcas que investem em tecnologia sustentável contribuem para a preservação do meio ambiente e aprimoram sua imagem corporativa. Essa postura atrai clientes e parceiros que valorizam a responsabilidade socioambiental, fortalecendo relações comerciais baseadas em valores ecológicos compartilhados.

Redução de custos

A digitalização de documentos gera economias significativas, reduzindo a necessidade de espaço físico para organizar arquivos e, consequentemente, diminuindo os custos com aluguel e manutenção de locais de armazenamento.

Redução do uso de materiais físicos evita custos diretos e indiretos, como os associados à manutenção de arquivos e ao tempo gasto por funcionários na busca de documentos. Com a digitalização, é possível alocar recursos em atividades estratégicas e produtivas.

Acessibilidade e eficiência

Com documentos disponíveis digitalmente, as informações são acessadas de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, por meio de diferentes dispositivos, sejam computadores, tablets ou smartphones.

Isso é especialmente relevante em tempos de crescente adoção do trabalho remoto e da necessidade de respostas rápidas às demandas do mercado.

Sem falar que a digitalização permite a indexação e a pesquisa de documentos, economizando tempo na localização de informações importantes. A eficiência operacional é aumentada, pois os colaboradores gastam menos tempo à procura de arquivos.

Segurança da informação

Documentos físicos são suscetíveis a danos, perda ou roubo. A digitalização melhora a segurança da informação, permite o uso de tecnologias de criptografia e amplia o controle sobre o acesso.

Devido ao armazenamento com backup, a documentação digital é recuperada em caso de falhas ou desastres. A implementação de auditoria de acesso e de trilhas de auditoria, usadas para controlar o fluxo das transações, é infalível em sistemas dessa natureza.

Por sua vez, sistemas de gerenciamento de documentos digitais são configurados para rastrear e registrar todas as interações com os arquivos, aumentando a transparência e a responsabilidade.

Conformidade regulamentar

Muitas indústrias estão sujeitas a regulamentações rigorosas sobre a retenção e a proteção de informações. A digitalização de documentos facilita o cumprimento dessas normas, permitindo a criação de cópias arquivadas e a implementação de políticas de retenção automatizadas.

A conformidade regulamentar é simplificada com arquivos digitais, pois otimiza a implementação das políticas de retenção e destruição de documentos. Assim, é mais fácil que as informações estejam sempre acessíveis e protegidas de acordo com as exigências legais, como as estabelecidas pela LGPD para empresas. 

Melhor atendimento ao cliente

Com documentos digitalizados, as empresas conseguem responder mais rapidamente às solicitações de clientes, acarretando um serviço de melhor qualidade e em uma alta taxa de satisfação do consumidor.

O segredo está no acesso rápido a históricos de transações, contratos e outras informações estratégicas, que possibilitam que os negócios atendam às necessidades do público de maneira mais personalizada.

A digitalização facilita, ainda, o armazenamento e a recuperação de registros de atendimento ao cliente, além de preservar o histórico detalhado das interações. Esse é protocolo para que os pontos de contato com o consumidor sejam satisfatórios.

Continuidade de negócios

Digitalizar documentos é um dos pilares fundamentais para a continuidade dos negócios. Em situações como desastres naturais, incêndios ou outros incidentes, arquivos físicos são comumente perdidos.

No entanto, a documentação digital é armazenada na nuvem ou em servidores redundantes, disponibilizando informações críticas para a manutenção comercial.

Ter cópias digitais dos documentos armazenadas em locais seguros é a dica para sua empresa funcionar mesmo diante de eventos catastróficos. A capacidade de restaurar dados minimiza o tempo de inatividade e potencializa a retomada das operações com a menor interrupção possível.

Integração com outros sistemas

Uma vantagem extraordinária dos documentos digitalizados é a facilidade de integração com sistemas de gestão empresarial, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management).

Essa integração com outros sistemas amplia o acesso e o gerenciamento dos documentos em um fluxo de trabalho unificado, o que elimina a necessidade de alternar entre diferentes plataformas.

Como resultado, a tecnologia minimiza a chance de erros e garante que todas as informações estejam atualizadas e acessíveis sempre que necessário.

Colaboração facilitada

Múltiplos usuários acessam e trabalham nos mesmos documentos digitais, independentemente de sua localização geográfica. Assim, a colaboração entre times e departamentos promove uma cultura organizacional mais integrada.

Colaborar em tempo real é uma ação simplificada com documentos digitais, nos quais os profissionais podem editar, comentar e revisar documentos simultaneamente. Ferramentas interativas, como o compartilhamento de arquivos e as plataformas de gerenciamento de projetos, aumentam a produtividade e a coesão da equipe.

Melhoria na gestão do conhecimento

Documentos digitalizados são organizados e classificados para facilitar a gestão do conhecimento na empresa. A centralização das informações permite que a expertise corporativa seja facilmente acessível e compartilhável, o que promove a inovação e a tomada de decisão.

Nesse contexto, a gestão eficiente do conhecimento está diretamente ligada à competitividade. O motivo é que documentos digitalizados podem ser indexados e facilmente pesquisados, facilitando o acesso a dados para embasar planejamentos e estratégias empresariais.

Assim, a centralização e a acessibilidade das informações promovem a inovação e a aprendizagem organizacional contínua.

Que diferença há entre documentos digitalizados e digitais?

Existe uma distinção entre documentos digitalizados e documentos digitais. Veja:

Documentos digitalizados

São cópias digitais de documentos originalmente produzidos em formato físico. Eles são criados por meio de um processo automatizado e, em geral, são armazenados como imagens ou PDFs. Esses arquivos podem ser buscáveis se a tecnologia de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) for aplicada.

Documentos digitais

Por outro lado, documentos digitais são criados e existem exclusivamente em formato digital, sem nunca terem sido impressos ou armazenados fisicamente.

Estes são exemplos de documentos digitais:

• E-mails;
• Arquivos de texto;
• Planilhas online;
• Bases de dados;
• Apresentações em slides;
• Gráficos acessados via internet; e
• Registros digitais de transações econômicas.

Os documentos acima são tipicamente mais fáceis de gerenciar e integrar em sistemas digitais, pois já estão em um formato nativo compatível com a maioria das ferramentas de software.

Invista em digitalização do arquivo na sua empresa!

Neste artigo, você entendeu que a digitalização de documentos é indispensável para empresas que buscam eficiência, redução de custos e inclusão de práticas sustentáveis. Ao adotar o arquivo digital, as corporações garantem a segurança e a acessibilidade de suas informações, melhoram o serviço ao cliente e mantêm a continuidade das operações.

Agora que você conhece a importância de digitalizar os documentos da sua empresa, saiba qual é a relação entre gestão de ativos de TI, competitividade e segurança!