TCO (Total Cost of Ownership): o que é e como aplicar na área de TI?

Você já se perguntou quanto realmente custa um ativo ao longo de sua vida útil? Não seria ótimo ter uma visão completa e clara de todos os gastos envolvidos para evitar surpresas financeiras? É aqui que entra o conceito de TCO (Total Cost of Ownership).

O TCO é uma ferramenta para otimizar como você gerencia e planeja seus investimentos em TI. Neste artigo, vamos explorar a fundo o que é TCO, seus objetivos, usos e como calcular. Se você deseja tomar decisões mais informadas, otimizar seus recursos e evitar gastos inesperados, continue lendo este texto! 

O que é TCO?

TCO, ou Custo Total de Propriedade, é uma métrica financeira que calcula todos os custos associados a um ativo ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui não apenas o custo inicial de aquisição, mas também os custos contínuos de operação, manutenção e eventual descarte do ativo.  

Empresas que adotam a análise de TCO frequentemente descobrem que o custo inicial de aquisição de um ativo é apenas a ponta do iceberg. Os custos ocultos, como manutenção, suporte técnico e atualizações, podem somar uma quantidade significativa ao longo do tempo. Compreender esses valores ajuda as empresas a evitarem surpresas financeiras e a planejarem melhor seus investimentos.

Com isso, é possível identificar os custos explícitos e os custos implícitos que podem impactar significativamente seus balanços, como treinamento de funcionários, tempo de inatividade devido a falhas de equipamentos e perda de produtividade.

Como calcular o TCO

Calcular o TCO envolve a identificação e soma de todos os custos associados a um ativo ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui alguns itens. Confira:

• Custo de aquisição: custo inicial de compra ou aluguel do equipamento. No caso de aluguel de equipamentos de TI, é o valor pago pelas mensalidades do contrato;
• Custos de implementação: todos os gastos necessários para colocar o equipamento em operação, como instalação, configuração e treinamento de funcionários;
• Custos operacionais: custos recorrentes associados ao uso do equipamento, como energia elétrica, consumíveis (por exemplo, toner de impressora) e custos de conectividade;
• Custos de manutenção: envolvem reparos, suporte técnico e atualizações de software necessárias para manter o equipamento funcionando corretamente;
• Custos de descarte: custos relacionados ao fim da vida útil do equipamento, incluindo remoção, reciclagem ou descarte seguro.

Dessa forma, entender como calcular o TCO é fundamental para ter uma visão clara e completa dos custos envolvidos.

Por exemplo: uma empresa que decide adquirir novos notebooks para seus funcionários deve considerar o custo inicial da compra, o de instalação do software necessário, treinamento dos funcionários para usar os novos dispositivos, custos contínuos de energia e conectividade, manutenção e reparos ao longo do tempo, e finalmente, o custo de descarte ou substituição dos notebooks ao final de sua vida útil.

A importância do TCO no planejamento financeiro

Após separar todos os custos que a empresa optou, o TCO é fundamental para a estratégia financeira das empresas. Com ele, elas conseguem, dentre outros benefícios:

• Prever e controlar os gastos: a análise do TCO permite uma melhor previsão dos custos futuros, ajudando a manter o controle financeiro;
• Tomar decisões mais informadas: comparar o TCO de diferentes opções ajuda a escolher a alternativa mais econômica a longo prazo;
• Justificar investimentos: com uma visão clara dos custos totais, é mais fácil justificar a necessidade de investimentos em novos equipamentos ou tecnologias e o formato de obtenção deles, como por compra ou aluguel;
• Melhorar a eficiência operacional: ao identificar todos os custos, as empresas podem encontrar oportunidades para reduzir despesas e melhorar a eficiência.

Assim, compreender a importância do TCO no planejamento financeiro garante que a empresa esteja preparada para enfrentar os desafios econômicos e fazer escolhas estratégicas que beneficiem o negócio a longo prazo.  

Ao escolher entre a compra ou o aluguel de equipamentos de TI, uma análise de TCO pode revelar que, apesar de um custo inicial mais baixo, o aluguel pode ser mais vantajoso a longo prazo devido a menores custos operacionais e de manutenção.

Aplicação do TCO na área de TI

Na área de TI, o TCO é particularmente relevante devido à rápida evolução tecnológica e à necessidade constante de atualização de equipamentos. Uma das formas mais eficazes de aplicar o TCO na área de TI é através do aluguel de equipamentos de TI. Veja como a locação de notebooks e tablets, por exemplo, ajuda a diminuir os gastos de uma empresa:

Redução de custos iniciais

Primeiramente, o aluguel reduz o custo inicial. Empresas que alugam equipamentos evitam o alto custo inicial de compra, o que é especialmente benéfico para startups ou empresas com orçamentos limitados.

Manutenção e suporte técnico

Muitos contratos de aluguel incluem manutenção e suporte técnico, eliminando a necessidade de gastos adicionais com reparos. Imagine uma empresa que aluga servidores; ela não precisará se preocupar com os custos de manutenção ou reparos, pois esses serviços já estão inclusos no contrato de aluguel.  

Isso não só economiza dinheiro, mas também garante que os equipamentos estejam sempre em funcionamento, minimizando o tempo de inatividade.

Atualização regular dos equipamentos

Outro benefício é a atualização regular dos equipamentos. No aluguel, os equipamentos são frequentemente atualizados para versões mais novas, garantindo que a empresa sempre tenha acesso à tecnologia mais recente sem custos adicionais significativos.

Uma empresa que aluga notebooks para trabalho pode ter a garantia de que eles estarão sempre usando dispositivos atualizados, o que pode aumentar a produtividade e a satisfação dos funcionários.  

Número de equipamentos conforme a demanda

A flexibilidade é outra vantagem crucial do aluguel. Ele permite ajustar o número de equipamentos de acordo com a demanda, evitando a ociosidade e os custos associados a equipamentos subutilizados.  

Se uma empresa de desenvolvimento de software precisar aumentar sua equipe para um projeto específico, ela pode facilmente alugar os equipamentos adicionais necessários e devolvê-los quando o projeto terminar, sem ter que se preocupar com a venda ou armazenamento de equipamentos excedentes.

Portanto, o aluguel de equipamentos de TI é uma solução eficaz para otimizar o TCO. Ele permite uma gestão mais eficiente dos recursos tecnológicos da empresa, liberando capital que pode ser investido em outras áreas estratégicas, como pesquisa e desenvolvimento ou marketing.

Benefícios adicionais do TCO

Além dos custos diretos, o TCO também considera os benefícios indiretos, como a redução de riscos e aumento da produtividade. Ao optar pelo aluguel de equipamentos de TI, as empresas podem evitar a depreciação rápida de ativos tecnológicos e garantir que seus funcionários tenham sempre acesso às ferramentas mais eficientes para desempenhar suas funções.

Além disso, uma empresa pode descobrir que, ao terceirizar a gestão de sua infraestrutura de TI através de um modelo de outsourcing de equipamentos de TI, pode reduzir significativamente seus custos operacionais e de manutenção, ao mesmo tempo em que melhora a eficiência e a confiabilidade de seus sistemas.

Outro aspecto crítico é saber se preparar como, por exemplo, no que diz respeito à cibersegurança. Manter sistemas seguros envolve custos contínuos que muitas vezes não são aparentes no custo inicial de aquisição de tecnologia. Ao considerar o TCO, as empresas podem garantir que todos os aspectos de segurança estão incluídos no cálculo, permitindo uma melhor proteção contra ameaças. 

Otimizando a gestão de TI com TCO

Investir na infraestrutura correta desde o início pode resultar em eficiência operacional, redução de custos a longo prazo e maior capacidade de resposta às mudanças do mercado. Isso é fundamental para manter a competitividade e a agilidade no ambiente empresarial moderno.

Para isso, além de considerar aspectos técnicos, como hardware e software, é essencial avaliar o Custo Total de Propriedade (TCO). O TCO ajuda a otimizar o planejamento financeiro, e tomar decisões mais informadas e estratégicas sobre investimentos em tecnologia.

Para que sua empresa tenha uma boa gestão dos custos, principalmente na área da tecnologia, saiba como planejar uma infraestrutura de TI eficiente!