BPO: o que é e quais as principais vantagens

No mundo dinâmico dos negócios, os grupos estão sempre em busca de maneiras para melhorar a eficiência, reduzir custos e manter a competitividade no mercado. Uma das estratégias que tem ganhado destaque é o BPO, sigla para Business Process Outsourcing.

Neste texto, vamos explorar o que é o BPO, como surgiu, suas operações e os benefícios associados – desde suporte especializado até flexibilidade, passando por gestão de riscos e inovação tecnológica. Confira também como otimizar processos empresariais, as diferenças em relação à terceirização e o que considerar antes de utilizar esse serviço.

O que é Business Process Outsourcing (BPO)?

Business Process Outsourcing (BPO) refere-se à prática de contratar terceiros para gerenciar certas atividades empresariais. Essas tarefas podem incluir funções administrativas, financeiras, de Recursos Humanos, atendimento ao cliente e até mesmo serviços tecnológicos.

A ideia central do BPO é permitir que os contratantes concentrem seus esforços em suas competências principais, enquanto especialistas externos cuidam do suporte técnico em TI. 

Como o BPO surgiu?

O conceito de terceirização de processos de negócios começou a ganhar força nas décadas de 1980 e 1990, em resposta à globalização crescente e à necessidade de as empresas otimizarem seus investimentos.

Organizações norte-americanas e europeias começaram a terceirizar serviços de TI e atendimento ao cliente para países com mão de obra qualificada, mas com custos mais baixos, como a Índia e as Filipinas. Desde então, o BPO evoluiu e se expandiu para incluir uma ampla gama de serviços e setores, a exemplo da locação de equipamentos. 

O que são operações BPO?

As operações BPO abrangem uma variedade de funções empresariais. Elas podem ser divididas em dois tipos principais:

• BPO de Back-Office: são atividades internas, como contabilidade, processamento de pagamentos, gerenciamento de dados, e serviços de recursos humanos.
• BPO de Front-Office: envolve atividades voltadas para o público, como atendimento ao cliente, e marketing e suporte técnico com hardware e software.

Além disso, as operações BPO podem ser classificadas por setor, como BPO de TI, BPO financeiro, BPO de saúde, entre outros.

Quais benefícios estão associados ao BPO?

Neste ponto, você entende o que caracteriza o BPO, mas que tal descobrir todas as vantagens dessa solução? Confira como o serviço pode transformar seu negócio:

Redução de custos

O BPO é uma oportunidade para os contratantes reduzirem suas despesas operacionais com treinamento, manutenção e estratégias para otimizar a infraestrutura de TI. O motivo é que, muitas vezes, o serviço está localizado em países com custos laborais baixos, possibilitando que as funções sejam realizadas de maneira eficiente e econômica.

Além disso, as corporações evitam os custos fixos associados à manutenção de equipes internas, como benefícios, salários e atualizações tecnológicas.

Acesso a trabalho especializado

Provedores de BPO são especialistas em suas áreas de atuação, o que significa que as empresas têm acesso a profissionais altamente qualificados e experientes sem a necessidade de investir em treinamento intensivo.

Isso é particularmente vantajoso para empresas que necessitam de conhecimentos especializados que seriam caros e demorados para desenvolver internamente. Assim, é possível contar com expertise de ponta e atualizações tecnológicas constantes.

Foco nas competências principais

Ao terceirizar funções não essenciais, os negócios podem concentrar seus recursos e esforços em atividades que são fundamentais para sua missão e objetivos estratégicos, aumentando a eficiência e a eficácia de suas operações principais.

O resultado se espelha na alta gestão e nas equipes internas, que conseguem focar em inovação de serviços, desenvolvimento de produtos e melhoria da experiência do cliente, potencializando o crescimento e a competitividade da marca.

Flexibilidade e escalabilidade

Ao mesmo tempo, o BPO oferece a flexibilidade necessária para ajustar rapidamente os recursos conforme necessário. Essa é uma vantagem para empresas que enfrentam variações sazonais na demanda ou precisam escalar operações rapidamente.

Por exemplo, durante períodos de alta demanda, um comércio pode aumentar sua capacidade de atendimento sem precisar contratar e treinar novos funcionários. Da mesma forma, é possível reduzir operações durante períodos de baixa demanda, minimizando custos.

Melhoria na qualidade do serviço

Provedores de BPO investem em tecnologia e processos de qualidade para garantir que os serviços oferecidos sejam de alto padrão. O efeito são melhorias na qualidade e na consistência dos serviços prestados.

A adoção de padrões internacionais de qualidade e a utilização de ferramentas avançadas de monitoramento e gestão de performance garantem que as soluções atendam ou superem as expectativas dos clientes, melhorando a satisfação e a lealdade.

Inovação tecnológica

O item anterior nos traz a este, pois empresas de BPO frequentemente utilizam tecnologias de ponta e as melhores práticas da indústria. Desse modo, os contratantes se beneficiam de inovações tecnológicas, tais como vantagens no aluguel de desktops em ambientes corporativos, uma vez que não há a necessidade de investimentos diretamente no setor.

Soluções como automação de processos, inteligência artificial, ativos de rede e análise de big data são implementadas pelos provedores de BPO, permitindo que as empresas se mantenham atualizadas e competitivas em meio à concorrência sem arcar com os altos custos de desenvolvimento e manutenção dessas tecnologias.

Gestão de riscos

Com o BPO, as empresas podem transferir parte dos riscos operacionais para o provedor do serviço. Isso inclui ameaças associadas à conformidade regulatória, segurança de dados e continuidade dos negócios.

Provedores dessa tecnologia geralmente têm robustas medidas de segurança e são obrigados a seguir normas rigorosas de compliance, o que reduz significativamente as possibilidades de violação de dados e falhas operacionais.

Igualmente, o BPO pode fornecer planos de contingência e recuperação de desastres bem definidos, possibilitando a continuidade dos negócios em situações adversas.

Como o BPO otimiza processos em uma empresa?

O investimento em Business Process Outsourcing melhora os processos empresariais de diversas maneiras:

• Muitos provedores utilizam softwares avançados para automatizar tarefas repetitivas e manuais, reduzindo erros e aumentando a eficiência;
• Empresas de BPO têm acesso a ferramentas de análise de informação que podem fornecer insights valiosos sobre operações, permitindo ajustes e melhorias contínuas;
• Provedores de BPO geralmente trabalham com KPIs claros, garantindo que as metas de desempenho sejam alcançadas e monitoradas de perto;
• A cultura de melhoria contínua é comum entre os provedores de BPO, que frequentemente revisam e otimizam processos para alcançar melhores resultados;
• Com processos otimizados e automatizados, as empresas podem reduzir significativamente o tempo de ciclo para completar tarefas, acelerando a entrega de produtos e serviços ao mercado;
• Contratar o suporte adicional de empresas de TI oferece economias de escala, pois servem múltiplos clientes e podem distribuir custos fixos entre eles, resultando em menos despesas para cada contratante;
• Atendimento especializado e suporte de alta qualidade fornecido pelo serviço de BPO melhoram significativamente a experiência do cliente com os contratantes, aumentando a satisfação e a fidelidade. 

Quais são as diferenças entre BPO e terceirização?

Embora BPO e terceirização sejam termos frequentemente usados de forma intercambiável, há diferenças importantes entre eles:

• Escopo: a terceirização pode se referir a qualquer tipo de contratação externa de serviços ou funções, enquanto o BPO é específico para demandas empresariais;
• Estratégia: o BPO costuma ser uma parte integral da estratégia de negócios, voltado para a transformação e melhoria dos processos empresariais, enquanto a terceirização pode ser usada de forma mais tática;
• Enfoque em processos: o BPO foca na gestão e otimização de processos completos, já a terceirização pode envolver a contratação de tarefas individuais ou partes de um processo.

O que saber antes de contratar serviço BPO?

Antes de escolher um serviço de BPO, é importante considerar alguns fatores cruciais, como:

Parcerias de longo prazo

Construir uma relação duradoura com um provedor de BPO pode trazer uma série de benefícios adicionais. Essa parceria permite um maior alinhamento estratégico entre o contratante e o provedor de serviços.

Em outras palavras, o provedor se torna mais familiarizado com os objetivos, a cultura e as necessidades específicas da organização, permitindo um serviço mais personalizado e eficiente.

Igualmente, um contrato de longo prazo facilita a implementação de melhorias contínuas nos processos terceirizados, pois o provedor tem tempo para entender profundamente as operações e sugerir inovações que tragam ainda mais qualidade para a equipe.

Custo-benefício

Avaliar o custo-benefício da contratação de BPO em comparação com a manutenção de operações internas é crucial. Não se deve considerar apenas as despesas diretas, como salários e infraestrutura, mas também os ganhos em eficiência produtiva.

Com o BPO, os negócios evitam despesas significativas relacionadas à contratação e treinamento de funcionários, além de investimentos em tecnologia e manutenção de equipamentos básicos de informática.

Segurança e conformidade legal

Por fim, é fundamental garantir que o provedor de BPO realize a segurança da infraestrutura de TI e esteja em conformidade com as regulamentações aplicáveis, especialmente no que diz respeito à proteção de dados.

Atender às exigências legais sobre o uso comercial de tecnologia é um aspecto crítico para qualquer operação terceirizada.

Provedores de BPO devem implementar rigorosos protocolos de cibersegurança, incluindo:

• Criptografia de dados;
• Controle de acesso;
• Auditorias regulares para garantir que os dados da empresa estejam protegidos contra violações e acessos não autorizados.

Eles devem estar atualizados com as leis e regulamentações locais e internacionais, como o GDPR na Europa e a LGPD no Brasil, para assegurar que as operações estejam em conformidade e evitar penalidades legais.

Conte com o BPO para transformar a operação da sua empresa!

O Business Process Outsourcing (BPO) oferece uma série de benefícios, como a redução de custos, o suporte especializado, o foco nas competências principais, a flexibilidade, a melhoria na qualidade do serviço, a inovação tecnológica e a gestão de riscos.

Se ficou interessado em implementar o BPO, na Voke tem muitas soluções inteligentes para a infraestrutura de TI, especializadas para diferentes segmentos de negócio. Confira também todas as informações pertinentes aos equipamentos de informática, bem como os tipos de hardware e suas funções.