Automação empresarial: o que é e como aplicar em diferentes áreas
Você sabia que a automação empresarial pode transformar a eficiência operacional da sua empresa? Mas, como todo processo, a implementação de sistemas automatizados pode parecer um desafio significativo, especialmente para aquelas organizações que ainda dependem fortemente de processos manuais.
Neste artigo, vamos explorar o conceito de automação empresarial, as vantagens para diferentes áreas e detalhar os tipos mais comuns de automação empresarial. Boa leitura!
O que é automação empresarial?
A automação empresarial é o uso de tecnologia para executar tarefas e processos que antes eram realizados manualmente. Desde que as primeiras máquinas começaram a substituir o trabalho humano em fábricas, a ideia de automatizar processos tem sido um objetivo constante.
Essa automação pode ser feita por meio de hardwares, como computadores, notebooks, servidores, dentre outros. Ela abrange desde tarefas simples, como respostas automáticas de e-mail, até sistemas complexos que integram diversas funções e departamentos.
Assim, o principal objetivo é melhorar a eficiência operacional, reduzir erros e permitir que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas. Em primeiro lugar, é essencial compreender que a automação empresarial pode ser aplicada em praticamente todos os aspectos de um negócio.
Vale destacar que embora sejam usados como sinônimos, automação e automatização possuem diferenças importantes. Automatização refere-se ao uso de máquinas para realizar tarefas que antes eram feitas manualmente.
Por outro lado, a automação empresarial envolve o uso de sistemas de software que não só executam tarefas, mas também podem tomar decisões baseadas em dados, integrar diferentes sistemas e fornecer análises e insights. Portanto, a automação vai além da simples mecanização de tarefas, representando uma integração mais profunda e inteligente de tecnologia nos processos empresariais.
Afinal, enquanto a automatização pode ser vista como o primeiro passo na jornada para a eficiência, a automação empresarial representa um estágio mais avançado, a qual a tecnologia não apenas executa tarefas, mas também otimiza e aprimora continuamente os processos com base em dados e feedbacks.
Quem pode se beneficiar com a automação empresarial?
Em primeiro lugar, praticamente todos os setores de uma empresa podem se beneficiar da automação empresarial. Vamos explorar alguns exemplos práticos de como isso pode ser aplicado em diferentes áreas. Confira:
Atendimento ao Cliente
Automatizar o atendimento ao cliente pode incluir chatbots que respondem a perguntas frequentes, sistemas de ticketing, que organizam e priorizam solicitações, e ferramentas de CRM que personalizam a interação com o cliente.
Um chatbot, por exemplo, pode resolver dúvidas básicas, como informações sobre horários de funcionamento, enquanto questões mais complexas são encaminhadas a um atendente humano. Hoje, é possível até personalizar o chat para que sua linguagem seja pessoal e humanizada.
Além disso, sistemas de CRM podem analisar interações passadas e oferecer sugestões personalizadas para os clientes, melhorando significativamente a experiência do cliente.
Gestão de Contratos
Na gestão de contratos, a automação pode ajudar a acompanhar prazos, renovar contratos automaticamente e garantir a conformidade com políticas internas e regulamentações externas.
Um sistema automatizado pode enviar alertas sobre contratos que estão prestes a expirar, evitando a necessidade de monitoramento manual. Assim, pode reduzir significativamente o risco de perder prazos críticos ou de não cumprir obrigações contratuais.
Automação Comercial
A automação comercial pode incluir processos como faturamento, gerenciamento de estoque e vendas.
Um exemplo é a integração de um sistema de ponto de venda (POS) com o estoque, atualizando automaticamente o inventário à medida que as vendas são realizadas, o que reduz a margem de erro e o tempo gasto em contagens manuais.
Além disso, sistemas automatizados podem gerar relatórios de vendas detalhados, ajudando os gestores a tomar decisões mais informadas sobre reabastecimento e promoções.
Gestão de Configuração
No setor de TI, a gestão de configuração automatizada garante que todos os sistemas e aplicativos estejam corretamente configurados e atualizados. Isso pode incluir a implementação automática de patches de segurança e atualizações de software, minimizando o risco de vulnerabilidades.
Logo, um analista de infraestrutura pode assegurar que o sistema de gestão de configuração de todas as máquinas em uma rede esteja rodando as versões mais recentes de software, reduzindo assim os pontos de vulnerabilidade.
Backup e Recuperação de Desastres
Soluções de TI que automatizam backups e planos de recuperação de desastres asseguram que os dados críticos estejam sempre protegidos e possam ser recuperados rapidamente em caso de falha.
Então, se houver um incidente, a configuração de backups automáticos diários que são armazenados em locais diferentes garante que não haja perdas e que os negócios continuem normalmente.
Além disso, a automação pode garantir que os backups sejam testados regularmente, para assegurar que possam ser restaurados corretamente quando necessário.
Vantagens da automação empresarial
Por poder impactar diversas áreas dos negócios, implementar automação empresarial traz diversas vantagens, impactando positivamente a operação das empresas. Confira algumas dessas maneiras:
Aumento da Eficiência
A automação reduz o tempo necessário para realizar tarefas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
Com um hardware de processamento, responsável pelo gerenciamento de memória, é possível que múltiplas ações sejam efetuadas simultaneamente sem esforço, garantindo que o sistema funcione de forma eficiente. Assim, um sistema automatizado de faturamento, por exemplo, pode processar centenas de faturas em minutos, comparado a horas ou dias quando feito manualmente.
Redução de Erros
Ao eliminar a intervenção humana em processos repetitivos, a automação reduz a margem de erro, aumentando a precisão e a confiabilidade das operações. Por exemplo, um sistema automatizado de controle de estoque pode evitar erros de contagem que são comuns em inventários manuais. Além disso, a automação permite que os dados sejam verificados em tempo real, identificando e corrigindo erros imediatamente.
Economia de Custos
Embora a implementação da automação possa exigir um investimento inicial, a economia de custos a longo prazo pode ser significativa. A maior eficiência e a redução de erros contribuem para essa economia, além de liberar recursos humanos para outras funções estratégicas.
Com um HaaS (Hardware as a Service), que consiste no aluguel do seu outsourcing de TI, você ainda garante que seu parque tecnológico esteja sempre atualizado, elimina a necessidade de grandes investimentos iniciais em hardware e reduz os custos de manutenção, reparos e substituições de equipamentos.
Melhoria na Tomada de Decisões
Sistemas automatizados podem fornecer análises e insights baseados em dados em tempo real, ajudando os gestores a tomar decisões mais informadas.
Por exemplo, um dashboard automatizado pode mostrar o desempenho de vendas em tempo real, permitindo ajustes rápidos nas estratégias de marketing e vendas. Além disso, ferramentas de análise preditiva podem usar dados históricos para prever tendências futuras, dando às empresas uma vantagem competitiva.
Escalabilidade
A automação permite que as empresas escalem suas operações de forma mais eficiente. Ao usar os tipos de hardware necessários, a empresa se adapta rapidamente a mudanças na demanda sem a necessidade de aumentar proporcionalmente o número de funcionários.
Isso porque um sistema automatizado de atendimento ao cliente pode lidar com um aumento repentino de solicitações sem sobrecarregar a equipe. Além disso, a automação pode ajudar empresas a expandir suas operações para novos mercados sem a necessidade de grandes aumentos no quadro de funcionários e parceiros.
Automação Empresarial na Área de TI
A área de TI é uma das mais beneficiadas pela automação empresarial. Veja como a automação pode ser aplicada em diferentes aspectos da TI:
Gestão de Ativos
Automatizar a gestão de ativos de TI ajuda a manter um inventário preciso de hardware e software, rastrear a utilização e garantir que os ativos estejam sempre em conformidade com as políticas da empresa.
Dessa forma, sistemas de IT como o Asset Management (ITAM) podem monitorar o ciclo de vida dos ativos de TI, desde a aquisição até a desativação, otimizando a utilização dos ativos e reduzindo custos associados a equipamentos ociosos ou subutilizados.
Automação de Segurança
A automação de segurança inclui a implementação de sistemas que monitoram continuamente a rede em busca de atividades suspeitas, aplicam patches de segurança automaticamente e respondem rapidamente a incidentes.
Um exemplo é um Sistema de Detecção e Resposta Automatizado (SIEM) poder identificar e mitigar ameaças de segurança em tempo real. Além disso, sistemas automatizados podem realizar auditorias regulares de segurança, garantindo que a conformidade com regulamentações esteja sempre atualizada.
Monitoramento Automatizado
Sistemas de monitoramento automatizado verificam continuamente o desempenho e a disponibilidade dos serviços de TI, alertando sobre problemas antes que eles afetem os usuários finais.
Nesse caso, as ferramentas de Application Performance Monitoring (APM) podem identificar gargalos de desempenho e sugerir soluções antes que afetem a experiência do usuário. Com o monitoramento automatizado também é possível fornecer dados valiosos sobre o uso dos sistemas, ajudando a identificar áreas para otimização e melhoria contínua.
Implementação de soluções de automação empresarial
A automação empresarial é uma ferramenta poderosa que pode transformar a maneira como as empresas operam, trazendo eficiência, reduzindo custos e melhorando a qualidade dos processos.
Por isso, é importante a empresa ter seus objetivos bem definidos para incluir em seu planejamento a infraestrutura de TI que abranja todas as necessidades do negócio e assim viabilize a sua alavancagem.
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