Por que alugar equipamentos para eventos é uma escolha inteligente em 2024?

Diante das rápidas inovações e das crescentes exigências corporativas, alugar equipamentos para eventos se revela uma solução estratégica. Muitas empresas reconhecem que a compra de maquinário pode não ser a melhor escolha, especialmente quando a demanda por dispositivos de última geração é temporária ou sazonal.

Pensando nisso, vamos explicar o que é alugar produtos tecnológicos para reuniões de negócios, quais são as vantagens desse modelo — como a flexibilidade, o suporte técnico, a redução de riscos e a customização — e por que contar com uma empresa especializada em locação de equipamentos de TI.

Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que significa alugar equipamentos para eventos?

A locação de equipamentos para eventos envolve a contratação de dispositivos tecnológicos e eletrônicos, como notebooks, tablets, projetores, sistemas de som e toda a infraestrutura de TI completa, para uso temporário durante uma solenidade.

Esse serviço é oferecido por marcas especializadas que fornecem os aparelhos, o suporte técnico, as instalações e, em muitos casos, treinamento para a equipe que utilizará esses dispositivos.

A locação é uma solução sob medida, permitindo que os contratantes adaptem suas necessidades conforme o tamanho e a complexidade do evento, sem os compromissos de compra e de manutenção a longo prazo.

A principal ideia por trás da locação é simples: ao invés de gastar grandes somas de dinheiro na compra de produtos que podem ficar obsoletos rapidamente ou que só serão utilizados esporadicamente, as companhias podem optar por alugar esses equipamentos pelo período necessário.

O resultado se reflete na redução de custos orçamentários e contribui para que a conferência ocorra sem problemas, tendo à disposição um maquinário moderno, operante e bem conservado.

Quais são as vantagens de alugar equipamentos para eventos?

Até aqui, você já conhece o modelo de aluguel de equipamentos para eventos empresariais, mas é hora de compreender por que essa opção é tão vantajosa. Confira as principais razões:

Flexibilidade

Uma das maiores vantagens de alugar equipamentos para eventos corporativos é a flexibilidade que essa opção oferece aos contratantes. Sabe por quê? As empresas podem escolher exatamente quais produtos precisam e por quanto tempo, ajustando as especificações conforme o tipo e o tamanho da reunião de negócios.

Por exemplo: um grande congresso pode demandar uma quantidade significativa de notebooks, tablets e sistemas de som, enquanto um workshop menor pode requerer apenas alguns dispositivos de apresentação e celular corporativo para os participantes.

Essa versatilidade é mais econômica, porque permite o uso de recursos de forma estratégica, evitando excesso ou falta de equipamentos de TI. Soluções como edge computing, por exemplo, aprimoram a eficiência com processamento de dados próximo à fonte, acelerando a rotina produtiva.

Economia

A contenção de gastos é outra razão convincente para optar pela locação de equipamentos para eventos. Isso porque comprar produtos tecnológicos de alta qualidade é um grande investimento, sobretudo quando esses dispositivos são utilizados apenas em determinadas situações.

Ao alugar de empresas especializadas, os contratantes evitam os altos custos iniciais de compra e reduzem os gastos contínuos com manutenção, atualização e armazenamento das máquinas.

Acesso à tecnologia de ponta

Alugar equipamentos para eventos também dá, às empresas, o acesso às últimas inovações tecnológicas sem a obrigação de fazer investimentos volumosos em novos dispositivos.

Geralmente, os fornecedores mantêm um portfólio atualizado com os mais recentes lançamentos do mercado, permitindo que seus clientes tenham à disposição tecnologia de ponta para seus encontros corporativos. 

Manutenção e suporte técnico

A manutenção e o suporte técnico são aspectos muitas vezes negligenciados ao considerar a compra de equipamentos de TI.

No entanto, quando opta pela locação, o contratante tem a garantia de que a tecnologia estará em perfeito estado de funcionamento e, caso ocorra algum problema, a assistência técnica estará prontamente disponível para resolver qualquer questão.

Sustentabilidade

A locação de equipamentos para eventos também contribui para práticas mais sustentáveis no meio corporativo. Com esse serviço, as empresas reduzem o desperdício eletrônico e prolongam o ciclo de vida dos dispositivos, diminuindo a demanda por novos dispositivos a cada evento.

A escolha beneficia o meio ambiente e melhora a imagem do empreendimento, que demonstra compromisso com a responsabilidade socioambiental.

Redução de riscos

Ao mesmo tempo, empresas que alugam dispositivos diminuem o risco associado à obsolescência tecnológica. Em vez de comprar equipamentos que podem se tornar ultrapassados rapidamente, a locação permite que os gestores usem sempre os modelos mais recentes e adequados para cada situação.

Como efeito, os contratantes diminuem a preocupação com a perda de valor dos ativos e garantem que o evento seja realizado com tecnologia atualizada.

Customização

Outra vantagem da locação de equipamentos é o alto nível de customização do serviço. Empresas especializadas, como a Voke, oferecem a possibilidade de personalizar os dispositivos segundo a identidade visual e as especificidades do evento.

A personalização, que pode incluir desde configurações de software até branding nos equipamentos, torna a experiência dos participantes ainda mais alinhada com a mensagem que o negócio deseja transmitir.

Logística simplificada

Alugar equipamentos também simplifica a logística das reuniões empresariais. Ao invés de se preocupar com a aquisição, transporte, instalação e configuração dos dispositivos, a locadora cuida de todo o processo.

Desse modo, reduz a carga de trabalho para a equipe interna, permitindo que foquem em outras áreas críticas do evento, assegurando que o maquinário, em sua integridade, seja entregue e instalado no local certo e na hora certa.

Testes prévios

Por último, uma vantagem competitiva da locação é a realização de testes prévios com os equipamentos alugados. O cuidado é necessário para que tudo funcione perfeitamente antes do evento, reduzindo o risco de falhas técnicas durante a execução do planejamento.

A locadora também oferece orientações e treinamento sobre o uso dos dispositivos para que sua equipe possa se familiarizar com o funcionamento de cada equipamento de informática.

Por que escolher uma empresa especializada em locação de TI?

Quando se trata de alugar equipamentos para eventos, a escolha do fornecedor é um elemento-chave. Contar com uma empresa especializada, como a Voke, faz toda a diferença para o sucesso de seu evento.

A Voke comercializa a solução mais completa de hardware as service (HaaS), com flexibilidade que varia de 1 dia até 60 meses, e um modelo de negócio que atende desde pequenas solenidades até grandes projetos corporativos.

Veja os principais motivos pelos quais sua empresa deve escolher uma empresa especializada na locação de equipamentos de tecnologia:

Resolução assertiva

Na Voke, cada cliente tem acesso a uma solução personalizada, seja para locação de um único equipamento, ou para a gestão completa de TI de uma conferência de grande escala.

O grupo disponibiliza aluguel de servidores, desktops, notebooks, tablets, smartphones e outros dispositivos de TI. Além disso, todos os produtos oferecidos são de alta performance, provenientes de marcas líderes de mercado.

Assessoria técnica

Um dos grandes diferenciais da Voke é a assessoria técnica especializada. Independentemente do porte do evento ou da quantidade de equipamentos alugados, o fornecedor dispõe de um suporte completo, que envolve aspectos como a entrega dos dispositivos e o apoio durante todo o período de locação.

Isso permite que sua companhia foque no que realmente importa: o sucesso da reunião corporativa.

Liberdade na contratação

Outro ponto forte da Voke é a adaptabilidade na hora da contratação. Seja uma demanda de curto ou longo prazo, a solução de locação é indicada para contratantes que precisam otimizar o dia a dia do departamento de TI, permitindo que a gerência se concentre mais na estratégia comercial do que em questões operacionais.

Eficiência

Optar pela Voke para locação de equipamentos seminovos de TI também é benéfico economicamente. A marca ajuda os contratantes a gerirem melhor seu orçamento, permitindo que recursos financeiros sejam alocados em outras áreas.

Nesse sentido, o serviço de HaaS potencializa a atualização constante do parque tecnológico, evitando a obsolescência dos dispositivos e garantindo que sua empresa esteja sempre equipada com a tecnologia mais recente. 

Gestão completa de TI

A Voke entrega locação de equipamentos e serviços de gestão de ativos, inventário e apoio aos usuários. Então, além de garantir que os dispositivos estejam funcionando perfeitamente durante o evento corporativo, o grupo oferece uma gestão completa da infraestrutura de TI, liberando a equipe interna para se concentrar nas atividades principais da solenidade.

Escolha a Voke ao alugar equipamentos para seu evento corporativo!

Em 2024, alugar equipamentos para eventos é uma escolha estratégica para quem busca flexibilidade, economia e acesso à tecnologia de ponta, sem os custos de compra e manutenção a longo prazo. Optar pela locação da Voke é o melhor para atingir o sucesso em sua reunião de negócios, otimizando recursos e focando no crescimento da empresa.

Agora que você já sabe que alugar equipamentos de TI para eventos corporativos é uma escolha inteligente, descubra como a Indústria 4.0 pode transformar seu empreendimento!